Zeitmanagement: Mehr Zeit zum Schreiben finden

Ich verrate dir etwas. Vielleicht hast du es schon geahnt oder auch irgendwo auf diesem Blog bereits zwischen den Zeilen gelesen, mag sein. Ich will es aber noch einmal mit aller Deutlichkeit sagen: Ich liebe es zu schreiben! Schreiben für den eigenen Blog, schreiben für meine Kundinnen und Kunden, Briefe an meine Liebsten, Widmungen in Büchern … Das einzige Problem, das ich manchmal mit dem Schreiben habe, ist – mehr Zeit zum Schreiben zu finden. Geht es dir manchmal auch so?

Für Bloggerinnen, Content Marketer und Kommunikationsverantwortliche im Allgemeinen spielt Zeitmanagement eine wichtige Rolle: Oft müssen wir innerhalb kürzester Zeit aus schnell skizzierten Ideen fertige Texte machen, die ansprechend aussehen, logisch gegliedert sind und natürlich unseren LeserInnen einen echten Nutzen liefern.

Nichts leichter als das. Wären da nicht die Zeit, die einem ewig davonläuft. Richtig?

Überall lauern Zeitdiebe, die unsere Aufmerksamkeit auf Nebensächlichkeiten lenken und gleichzeitig die Uhr umstellen. Mit den richtigen Maßnahmen können wir jedoch unser Zeitmanagement nachhaltig verbessern und so mehr Zeit fürs Schreiben schaffen. Wie? Genau das will ich dir hier mit einigen persönlichen Tipps zeigen.

Aber lass dich nicht in die Irre führen! Auch bei mir läuft nicht immer alles perfekt! Darum geht es auch gar nicht. Unser Ziel sollte es sein, jeden Tag ein wenig zufriedener mit unseren Leistungen zu sein, als wir es gestern waren.

Es ist nicht die Zeit, die fehlt…

Ich bin nicht die Erste, die sich mit diesem Thema beschäftigt. Weitaus früher gab es Denker, die sich mit der ewigen Zeitfrage beschäftigten. So z.B. Stoiker Seneca, der eine ganz wichtige Tatsache auf den Punkt brachte: „Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Wir könnten auch sagen, es ist zu viel Zeit, die wir vergeuden. Wie auch immer es in deinem Fall ist, wir müssen an genau diesem Punkt ansetzen, wenn wir produktiver arbeiten wollen.

Die Woche hat 168 Stunden und jeden Tag treffen wir Entscheidungen, die Einfluss auf unser Zeitbudget haben. Bevor wir das eigene Zeitmanagement optimieren und so mehr Zeit zum Schreiben finden können, müssen wir  analysieren, wo die eigene Zeit verloren geht.

Zeitmanagement Schritt 1 – Analysiere dein Verhalten

Dazu reicht ein Spreadsheet, ein Blatt Papier oder dein Liebstes Online-Notizbuch: Erstelle eine Liste mit den dir bekannten Zeitfressern. Gut gemacht! Ein erster wichtiger Schritt ist gesetzt. Deine Aufgabe ist es nun, jedes Mal, wenn du dich bei einer dieser Tätigkeiten erwischt, das auch zu notieren – also zum Beispiel einen Strich neben diese Tätigkeit zu setzen.

Nach ein, zwei Tagen, hast du schon eine ordentliche Liste mit vielen Strichen beisammen, so viel kann ich dir schon verraten. Aber es wird noch besser! Wenn du dich dabei ertappst, deine Zeit zu vergeuden, schreibe auch diese Tätigkeit auf deine Liste – und sammle Striche.

Warum ist das wichtig?

Das Aufschreiben dieser Tätigkeiten und Handlungen, bei denen du Zeit verlierst, schärft deine Achtsamkeit und richtet deinen Fokus aus. Das Schreiben verfestigt sich in deinen Gedanken. Du erkennst das Aufgeschriebene schneller wieder. Somit lenkst du deine Aufmerksamkeit zunehmend auf diese zeitraubenden Tätigkeiten, sie werden dir immer mehr bewusst. Das hilft sie zu bändigen.

Also, woran vergeudest du die meiste Zeit? Ich zum Beispiel esse (im Büro) oder putze (zu Hause). Ja wirklich! Wenn ich viel zu tun habe und nicht weiß, wo ich anfangen soll, esse ich – oder ich putze. Beides Dinge, die ich überaus gerne mache, aber sie helfen mir nicht, wenn es darum geht meine Schreibarbeit zu erledigen.

Wie gesagt, wichtig ist es, sich diese Verhaltensmuster zu verdeutlichen und sie bewusst wahrzunehmen. Nur so können wir sie verändern. Es ist ein Lernprozess, wie so vieles im Leben.

Du musst deine Zeitfresser kennen um sie bekämpfen zu können. Du kannst das! Share on X

Zeitmanagement Schritt 2 – Setze Prioritäten

Ich weiß, diesen Punkt liest du auf jedem zweiten Blog und trotzdem schreibe ich ihn noch einmal auf, denn viele von uns tun es immer noch nicht. Um effizienter schreiben zu können, hilft es eine Liste zu erstellen, die deine Prioritäten zusammenfasst. Diese Liste kann sich von Blog zu Blog und Kommunikationsverantwortlichen zu Kommunikationsverantwortlichen unterscheiden, dennoch gibt es oftmals Gemeinsamkeiten. Vielleicht helfen dir folgende Fragen dich zu sortieren:

• Was ist alles zu tun?
• Welche Aufgaben beanspruchen die meiste Zeit?
• Welche Tasks sind besonders dringend?
• Musst du gewisse Aufgaben täglich erledigen?
• Gibt es eine Tageszeit, zu der du besonders kreativ bist?

Mit Hilfe der Liste kannst du schnell ein Ranking erstellen, das deine Aufgaben gliedert. Aber: Prioritäten zu setzen, ist nicht immer einfach. Da hilft es manchmal das Pferd von hinten aufzuzäumen. Was willst du nicht machen? Was ist derzeit wirklich nebensächlich? Welche Dinge kannst du absagen, verschieben oder delegieren? Durchforste deinen Kalender oder deine To-Do-Liste und lösche, was das Zeug hält. Du wirst sehen, auf einmal hast du viel mehr Zeit, als du es dir erhofft hättest.

Wenn du nicht weißt was du willst, dann finde zuerst heraus, was du nicht machen willst! Share on X

Zeitmanagement Schritt 3 – Ziele sichtbar machen

Es kann so einfach sein, Ziele zu erreichen, wenn man sich welche setzt. Was ist dein Ziel für heute, für diese Woche, dieses Monat? Hast du schon einen Überblick bzw. festen Plan? Nein? Dann wird es wirklich Zeit, denn du glaubst gar nicht, wie viel Zeit wir darauf vergeuden darüber nachzudenken, was wir als nächstes machen bzw. wo wir anfangen sollen.

Neben der Definition deiner Ziele würde ich dir noch raten sie auch zu visualisieren. Jeder von uns ist anders und hat andere Vorliebe. Einige nutzen gerne Mindmaps, andere Excel Sheets und wieder andere tragen sich gerne fixe Termine im Kalender ein. Was auch immer dein persönlicher Favorit ist, führe dir deine Ziele regelmäßig vor Augen, so bleibst du konstant motiviert.

Setze sie nicht nur, visualisiere dein Ziele. Mach sie sichtbar! Das ist der richtige Ansatz sie auch zu erreichen. Share on X

Zeitmanagement Schritt 4 – Zeit planen

Der fortlaufende Zustrom von neuen Informationen reißt einfach nicht ab, ich kenne das. Die Content Flut ist für Schreiberinnen und Schreiber eine echte Herausforderung. Komprimiert als Tweet oder in Form von ellenlangen E-Mails, aus einem kurzen Augenblick wird durch einen Anruf eine halbe Stunde und schon schon bist du wieder komplett raus aus deinem „Flow“. In diesem Spannungsfeld zwischen Flexibilität und Struktur ist es nahezu unmöglich einen Gedankengang fokussiert zu Ende zu bringen.

Auch wenn es am Anfang schwerfällt, du musst dem Drang widerstehen, sofort und jederzeit ansprechbar und erreichbar zu sein. Anrufe kann man sich auf die Mailbox sprechen lassen, Mails und Facebook-Nachrichten könne später beantwortet werden. Du musst dir Freiräume schaffen, Zeit blocken – und diese in den Kalender eintragen. Wer gerade am Bloggen bzw. Schreiben ist, arbeitet und sollte sich auch ganz alleine auf diese Aufgabe konzentrieren!

Schreiben ist Arbeit - nimm dir Zeit dafür. Und zwar genug Zeit! Share on X

Zeitmanagement Schritt 5 – effiziente Kreativität

„Neue Ideen sind meistens die Kinder alter Gedanken.“ – Henri Bergson

Vor dem Schreiben ist es wichtig, dass wir uns etwas Zeit nehmen, um über unser Thema nachzudenken und eine gewisse Recherche einzuplanen. Wir müssen aber nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn wir einen Blogartikel schreiben. Zu vielen Themen gibt es bereits eine Vielzahl von Büchern, Videos und Onlineartikeln. Diese eignen sich hervorragend als Inspirationsquelle. Warum nicht die eigene Stimme in diesen Dialog miteinbringen? Es wurde vielleicht wirklich schon alles gesagt, aber eben nicht von dir und nicht für genau deine Dialoggruppe, aus der Perspektive deines Unternehmens.

Was mir bei meiner Themen- und Ideenrecherche besonders hilft sind Swipe Files. Das sind Dateien voller Bookmarks, Ideen und Gedanken, die sichern, dass meine Inspiration nicht versiegt. Am liebsten nutze ich dafür Trello, aber auch das altbewährte Notizbuch kann hier gute Dienste leisten.

In diesem Beitrag habe ich genauer erklärt, wie ich Trello für Swipe Files nutze und hier findest du eine weitere Auflistung von nützlichen Tools, die mir bei der Content-Erstellung hilfreiche Dienste erweisen. Aber Vorsicht, zu viele Tools auf einmal, können eher hinderlich sein.

Verankere deine Ideen gleich, wenn sie entstehen. So gehen sie auch nicht verloren. Share on X

Zeitmanagement Schritt 6 – Pläne schmieden

Wenn wir schon dabei sind mit unseren kreativen Ideen effektiv umzugehen, dann schlage ich vor, Themen- und Themengruppen, die man erarbeiten möchte, auch gleich im Voraus zu planen. Online-Kalendar und spezielle Content-Planungs-Tools, wie etwa Scompler oder auch Contentbird haben den Vorteil, dass sie bereits eine gewisse Struktur vorgeben und dir so helfen, wichtige Dinge nicht zu übersehen. Zusätzlich lassen sich diese Infos innerhalb Teams mit wenigen Klicks teilen und darin auch erste Notizen, Keywords und Links festhalten.

Ich bin ein großer Fan von solchen Planungstools, denn sie erleichtern einem wirklich die Arbeit. Gleichzeitig muss ich zugeben, dass mich mein hektischer Alltag mit Kindern und zu vielen Aufgaben gleichzeitig, regelmäßig aus der Bahn wirft. Wichtig ist aber, dass ich meine Schwachstelle(n) kenne und weiß, wie ich schnell wieder zu einer effizienten Top-Schreiberling-Form komme.

Apropos Pläne schmieden, wie schaut es überhaupt mit deinem Kommunikationskonzept aus? Hast du ein solches schon für deinen Blog erstellt? Egal, wie groß oder klein dein Projekt auch ist, Konzepte setzen sich (fast) immer aus den gleichen Bausteinen zusammen und helfen dir zeit- und ressourceneffizient zu arbeiten. Welche das sind, erfährst du in diesem Beitrag.

Konzepte und Pläne sparen dir langfristig Zeit, auch wenn du vorab Zeit investieren musst. Share on X

Der ultimative Notfall-Tipp

Geht bei dir gerade gar nichts weiter und nutzen dir selbst die nett gemeinten Tipps in diesem Beitrag nichts? Dann habe ich noch einen Geheimtipp für dich, den ich selbst einmal aus dem Ärmel gezogen habe, als nichts mehr ging: Zieh den Stecker! Ja, schalt aus, schalt ab, klappe zu, lege weg und mach einfach mal – nichts!

Das klingt zwar schön, gut und einfach, aber ich weiß, wie hart das fallen kann. Eines musst du aber wissen: Die Welt geht nicht unter, wenn du dir eine Pause gönnst. Auch wenn sie einige Tage dauert, auch wenn du von jenen Dingen Pause machst, die dir im Grunde Freude bereiten. Unser Körper braucht hin und wieder einfach mal eine Auszeit.

Schreiben ist eine Kunst. Gönn dir ein wenig Muße. In der vermeintlichen Untätigkeit, beim Schlafen oder Tagträumen, schaffen wir uns Freiräume, die uns Abstand geben. Nur so können wir wieder neue Kraft tanken, neue Perspektiven einnehmen und zu neuen Höchstleistungen finden. Versuch es doch einfach!

Wie gehst du mit dem Zeitdruck bei der Content-Erstellung um? Woher nimmst du dir die Zeit und wie verteidigst du sie vor deinem Alltag? Was hilft dir persönlich wirklich weiter? Ich freue mich über deine ganz persönlichen Tipps und Erfahrungen.