Interne Kommunikation: Der Schlüssel zum Unternehmenserfolg

Die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe oder Organisation nennt man interne Kommunikation. Sie optimiert organisatorischen Abläufe, erleichtert die Informationsverbreitung und verbessert den Austausch untereinander. Gute interne Kommunikation stärkt darüber hinaus die Motivation und Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Bei so vielen eindeutigen Vorteilen stellt sich die Frage: Warum wird die interne Kommunikation in vielen Unternehmen so stiefmütterlich behandelt?

Die kurze Antwort: Über die Außenwirkung und das Markenimage des eigenen Unternehmens wird einfach mehr nachgedacht, weil es offensichtlicher ist. Die interne Kommunikation bleibt im Gegenzug meist verborgen, lässt sich quantitativ nicht so einfach messen und hat auf die Umsatzzahlen keinen direkten Einfluss. Warum sich also die Mühe machen?

Externe Kommunikation beginnt intern

Hast du schon einmal in einen knackigen, roten Apfel gebissen, um dann festzustellen, dass er von innen heraus verfault? Das ist die Metapher, die ich für misslungene Mitarbeiterkommunikation gerne heranziehe.

Unsere Belegschaft, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ist unsere erste Dialoggruppe und du kannst sie noch dazu am leichtesten und schnellsten erreichen. Die Unternehmenskultur, die zurecht immer wichtiger und in den Fokus gerückt wird, hängt direkt von der Ausrichtung und Qualität der internen Kommunikation ab. Fühlen sich unsere ArbeitnehmerInnen wohl, sind sie auch mit vollem Einsatz dabei.

Stimmt die interne Kommunikation, hat sie zahlreiche positive Effekte – sie beeinflusst die Loyalität, das Engagement, die Mitarbeiterzufriedenheit und sogar den Krankheitsstand.

Eventuell ist da ja die Antwort auf die Frage: Warum sich das antun?

Interne Kommunikation darf kein beiläufiges Projekt der Marketing- und PR-Abteilung sein. Sie ist das Band, das jedes Unternehmen als Gemeinschaft zusammenhält.
Daher gebe ich dir mit diesem Beitrag einen ausführlichen Einblick in dieses große und spannende Thema. Ich erläutere dir, 

Willkommen in unserer wundervollen Leistungsgesellschaft! Sie beginnt bereits im Kindergarten und setzt sich in den neuen Arbeitswelten fort. Diese sind geprägt von den unterschiedlichsten Arbeitsformen, von flexiblen Arbeitszeitmodellen und Top-Job-Sharing. Gute Work-Life-Balance und Generationsunterschiede sind dort ebenfalls ein großes Thema.

Alles ist vielschichtig und unterliegt einer rasanten und ständigen Weiterentwicklung. Globalisierung und Digitalisierung bringen Veränderungen mit sich und haben direkten Einfluss auf unseren Alltag. Die VUCA-Welt lässt grüßen!

VUCA steht für volatility (Volatilität), uncertainty (Unsicherheit), complexity (Komplexität) und ambiguity (Mehrdeutigkeit) und stellt uns alle vor noch nicht dagewesene Herausforderungen.

I.I. Welche Bedeutung hat das für die Unternehmenskommunikation?

Unsere Arbeitsverhältnisse sind nicht mehr ausschließlich an einen bestimmten Ort gebunden. Das erfordert einen hohen Standard an qualitativer Zusammenarbeit. Die Kommunikation muss zielgerichtet und konstant sein, damit Arbeitsprozesse gemeinsam durchlaufen werden können. Diese Art der Kommunikation erfordert viel Verständnis und sie muss dementsprechend fundiert gelehrt und gelernt werden.
Positive Kommunikation aus dem Unternehmen heraus spielt bereits bei der Gewinnung neuer MitarbeiterInnen eine große Rolle und kann sich in Zeiten des akuten Fachkräftemangels durchaus bezahlt machen. 

Die internen Kommunikationskanäle müssen zielgerichtet, messbar und mobil sein, damit sie mit dem schnellen Tempo der Entwicklungen mithalten können. Alle MitarbeiterInnen benötigen einen direkten Zugriff auf die verschiedenen Tools des digitalen Arbeitsplatzes. Und zwar von überall aus und jederzeit. 

Veränderungen dieses Ausmaßes stoßen im ersten Moment auf Abwehr. Genau hier kommt die interne Kommunikationsabteilung ins Spiel. Ihre tragende Rolle ist es

  • den Wandel optimal zu begleiten
  • aufkommende Zweifel zu verringern und
  • das Vertrauen zu stärken.

An diesem Punkt des Unternehmens wird der Maßstab gesetzt, wie die Belegschaft sowohl miteinander als auch mit KundInnen kommuniziert. Gute interne Kommunikation unterstützt den Austausch mit und unter den Mitarbeitern. 

I.II. Auswirkungen auf Hierarchien und Führungsebenen

Was bedeutet diese Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Kommunikationsstrukturen für die Führungskräfte? Wie sieht es mit den Hierarchien aus?
Im  Social Web existieren Hierarchien nicht mehr, zumindest nicht so, wie wir sie kennen, und auch „im echten Leben“ werden sie immer mehr hinterfragt. Wenn die gewohnten fixen Arbeits- und Kommunikationsstrukturen aufgelöst werden, verunsichern diese Prozesse meistens vor allem die Ebene der Geschäftsführung.

Aus meiner Sicht bildet eine gut funktionierende unternehmensinterne Kommunikation die notwendige Basis. Ich bin davon überzeugt: Wenn du erfolgreich kommunizierst, brauchst du keine strengen hierarchischen Strukturen, um zu führen. Bindest du deine MitarbeiterInnen in den internen Dialog mit ein, fördert das die Loyalität und das gegenseitige Vertrauen. 

Dialogorientierte interne Kommunikation bietet die Möglichkeit Mitarbeitenden besser zu verstehen. Derart gut informierte Führungskräfte können darauf aufbauend effektivere Entscheidungen treffen.

I.III. Vorteile der internen Kommunikation 

Die interne Kommunikation unterstützt Unternehmen dabei, Beschäftigte, Geschäftspartner und die Leitung zu informieren und zu motivieren. Das gilt in Krisenzeiten genauso wie im Arbeitsalltag. 
Du kannst Strukturen, Prozesse und Arbeitswege durch eine Digitalisierung der internen Kommunikation optimieren. Gute und zielgerichtete interne Kommunikation ermöglicht daher

  • den Kommunikationsverantwortlichen Konflikte vorzubeugen, Projekte effizienter zu gestalten und das Arbeitsklima zu verbessern.
  • den ArbeitnehmerInnen sich besser mit den Aufgaben und den Zielen des Unternehmens zu identifizieren und dadurch auch (gerne) bessere Leistungen zu erbringen.

Es gibt aber noch mehr Vorteile:

  • Wichtige Projektdokumente können (wie über das firmeneigene Intranet) schneller verteilt und gemeinsam bearbeitet werden. 
  • Neue MitarbeiterInnen erhalten einen zentralen und direkten Zugang zu wichtigen Informationen und Zielen des Unternehmens. 
  • Die Einarbeitungszeiten können deutlich verkürzt werden und die Unternehmensziele sind klar und transparent verfügbar. 
  • Gemeinsame Werte und Unternehmensziele sind für alle Mitarbeitenden gut erreichbar und klar. Ein effektives, internes Kommunikationssystem fördert die Interaktion und Beteiligung der Belegschaft. Es erzeugt bei allen ein gutes Gefühl, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.
  • Transparente und zugängliche Informationen sind vor allem in unsicheren Zeiten sehr hilfreich. Bei Veränderungen und Neuerungen erhöht eine optimale interne Kommunikation das Verständnis und die Akzeptanz bei allen Beteiligten.

I.III. Interne Kommunikation braucht eine Strategie und klare Zuständigkeiten

Wenn du die interne Kommunikation verbessern möchtest, kommst du um eine strategische Vorgehensweise nicht herum. An erster Stelle steht die Bestandsaufnahme. Für die Definition klarer Ziele brauchst du eine vorhergehende umfassende Analyse. Hier einige der wichtigsten Fragen, die du dir dabei stellen solltest:

  • Wie wird dein Unternehmen von MitarbeiterInnen wahrgenommen?
  • Welcher Kommunikationsstil herrscht im Unternehmen?
  • Gibt es schon Ziele für die interne Kommunikation und welche möchtest du noch setzen?

Gib bei der Maßnahmensetzung allen MitarbeiterInnen die Möglichkeit, sich in den unternehmensinternen Dialog einzubringen. Gehe auf sie und ihre Wünsche ein. Dazu gehört eine zielgruppengerechte Aufbereitung der Informationen ebenso wie eine ehrliche, zeitnahe und wertschätzende Kommunikation. So machst du aus der Zielgruppe eine Dialoggruppe.

Jeder Kommunikationsverantwortliche sollte sich auch Gedanken darüber machen, wie effektiv die bestehenden Kommunikationskanäle sind und wie er oder sie die interne Kommunikation mit entsprechenden Anwendungen verbessern kann. Ganz wichtig an dieser Stelle ist es, dass du einen oder eine Verantwortliche für die Prozesse der internen Kommunikation bestimmst. 

Je nach Unternehmensgröße und Art des Unternehmens eignen sich unterschiedliche Maßnahmen für die interne Kommunikation.
Denke auch über Mess- und Analysemethoden für deine interne Kommunikation nach. So kannst du nicht nur wichtige Themen identifizieren, sondern auch deine Zielgruppe besser verstehen.

I.IV. Welche Rolle spielt die interne Unternehmenskommunikation für externe Mitarbeiter?

Was an internen Kommunikation ist für externe MitarbeiterInnen wichtig und was hat keine besondere Bedeutung für sie? 

An dieser Stelle entscheidest du, wie und in welchem Umfang du externe Beschäftigte in den internen Dialog miteinbinden kannst und willst. Wir wissen ja nun schon, dass regelmäßiger Austausch für das gegenseitige Vertrauen wichtig ist und die Loyalität stärkt. Und auch die Ansprüche der Mitarbeitenden haben sich verändert. Dein Ziel sollte es jedenfalls sein, langfristige Zusammenarbeit für beide Partner zufriedenstellend zu organisieren. 

Natürlich sind heute bereits cloud-basierte Lösungen, wie Projektmanagement-Tools oder Messenger-Apps, ein Teil der internen Kommunikationswege. Diese Entwicklungen stehen noch am Anfang und ich bin gespannt, in welche Richtung diese weiter im Sinne einer gelungenen Kommunikation voranschreiten.

Es gibt so viele Möglichkeiten und Tools wie Kommunikationskanäle selbst. Wer strategisch plant und die Maßnahmen auch effizient umsetzt, hat die besten Chancen die gesetzten Unternehmensziele zu erreichen. Wieso sollte das für die interne Kommunikation nicht gelten? 

Wenn die Kommunikationsverantwortlichen allerdings zu viele verschiedene Instrumente ausprobieren, besteht die Gefahr, sehr schnell den Überblick zu verlieren. Das führt zu Ineffizienz und die Tools werden alleine aufgrund ihrer unüberschaubaren Menge wenig genutzt.

Also ist es wichtig, sich von Beginn an zu überlegen, welche Anwendungen für die interne Unternehmenskommunikation wirklich sinnvoll sind. Welche Tools setzt man wofür ein? Eine reine Ansammlung von Instrumenten und ihr Einsatz nach dem Trial-Error-Prinzip wird nicht funktionieren. Entwickle einen Kommunikationsplan und konkrete Maßnahmen. Notiere dir, welche Kommunikationskanäle du für welche Zielgruppe mit welchem Zweck, in welcher Häufigkeit nutzen möchtest und wer dafür zuständig ist.

Verschaffen wir uns hier einen Überblick darüber:

Instrumente erfolgreicher interner Kommunikation

Das Intranet 

Jetzt oder in Zukunft – gemeinsam an einem Tisch im persönlichen Gespräch mit den eigenen MitarbeiterInnen im direkten Dialog zu stehen – das ist und bleibt ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg von Unternehmen. In kleinen und mittleren Unternehmen finden viele persönliche Gespräche statt. In Konzernen und größeren Unternehmen ist das jedoch nicht immer und zu jedem Zeitpunkt möglich. Das firmeneigene Intranet kann hier Abhilfe schaffen und erreicht rasch alle MitarbeiterInnen, die Zugang zu einem Rechner haben.

Auf der Startseite des Intranets sind alle wichtigen Informationen zum Unternehmen für alle zu jedem Zeitpunkt zugänglich. Der Informations- und Kommunikationsaustausch wird gefördert, Neuigkeiten sind auf einen Blick erkennbar. Deadlines für Aufgaben und Projekte sind ebenso ersichtlich wie der Speiseplan der Kantine.

Die Organisation und Teamarbeit innerhalb eines Unternehmens wird positiv unterstützt. Abteilungsübergreifende Synergieeffekte sind besonders bei global agierenden und internationalen Unternehmen spürbar. 

Social Intranet

Das ist dem „normalen“ sehr ähnlich, bietet aber mehr Möglichkeiten. Das Social Intranet eignet sich perfekt dazu längere Kommunikationswege effizient zu gestalten. Infos werden von einer gemeinsamen Plattform aus breit streubar. Einzelne Projektgruppen können sich zu verschiedenen Themen mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche austauschen. So können Inhalte sehr schnell untereinander geteilt werden. 

Auch auf der Startseite des Social Intranets findest du Neuigkeiten und Ankündigungen übersichtlich und konzentriert dargestellt. Dieses Tool ersetzt zusätzlich das Schreiben von kurzen E-Mails, aber nur dann, wenn die Kultur im Unternehmen auch entsprechend gelebt wird.
Moderne Intranetlösungen bieten eine ganze Palette an Ansätzen und Funktionen. Auf Geschäftsreisen kannst du beispielsweise mit mobilen Endgeräten unkompliziert und flexibel an allen Projekten teilnehmen und bist über Neuigkeiten informiert.

Durch hohe Anschaffungs- und Wartungskosten ist ein Social Intranet besonders für mittelgroße bis sehr große Unternehmen nützlich. Sie profitieren von kurzen und übersichtlichen Kommunikationswegen am meisten. Das Ziel ist es, die Mitarbeiterbeteiligung im Unternehmen zu fördern und Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg auszutauschen.

Wenn ein Social Intranet gut umgesetzt ist, ist einer Studie von McKinsey zufolge ein 25 %-iger Produktivitätszuwachs möglich. Das Miteinbeziehen der MitabeiterInnen bereits beim Aufsetzen des Intranets, die Erhebung der Bedürfnisse und offene Gespräche sind dabei von enormer Bedeutung. Schließlich sind die MitarbeiterInnen ja die NutzerInnen des Tools. Wird das Social Intranet als hilfreiche und sinnvoll erlebt, erfährt es eine hohe Akzeptanz. 

Blog

In einem Unternehmensblog steckt enormes Potenzial. Viele Unternehmen haben jedoch noch Berührungsängste: Social Media bedeutet Kommunikationskontrolle aus der Hand zu geben. Weitere Bedenken sind zu wenige Themen für den Corporate Blog, zu wenig Zeit, zu wenig Ressourcen… Häufig wird ein Blog auch als reines externes Medium verstanden. Dabei kann er eine perfekte zentrale Informationsschnittstelle sein, die über aktuelle Geschehnisse in der Firma informiert – sowohl nach innen als auch nach außen.

Egal ob eine spezielle, interne Abteilung (wie etwa der Lehrlingsblog der Voest Alpine), eine Expertenkolumne, die auch für die interne Weiterbildung genutzt werden kann, oder relevanten Branchenthemen, der Corporate Blog kann und sollte aktiv für die interne Kommunikation genutzt werden. Als positive Beispiele in relativ komplexen Themenbereichen kann ich den Voest Corporate Blog oder auch den Blog der ASFINAG hervorheben. So spannend und differenziert können Stahlindustrie und Mobilität sein.

Wiki

Ein Großteil unternehmensrelevanter Informationen steckt in den Köpfen der Mitarbeitenden. Warum also nicht ein Mini-Wikipedia für die eigene Firma? Die TeilnehmerInnen können eigene Inhalte zentral ablegen. Das Wiki bündelt und organisiert diese Informationen und ist mobil sehr gut abrufbar. Der Content ist für alle jederzeit zugreifbar und bei Bedarf leicht zu bearbeiten.  

Nur ein paar der erwähnenswerten Vorteile sind Transparenz, Wissensweitergabe, Miteinbindung der Mitarbeiter und ein reduzierter (Ein-)Schulungsbedarf. In meiner letzten Agentur hatten wir ein überaus hilfreiches Wiki: Von A wie Alarmanlage bis Z wie Zeiterfassung war alles zu finden und ich musste niemanden Löcher in den Bauch fragen, als ich neu dazugestoßen bin.
„Hübsch“ ist ein Wiki durch das eingeschränkte Layout zwar nicht, aber hier gilt sowieso das Prinzip „Inhalt vor Gestaltung“: Die Beiträge können untereinander verlinkt werden und die Nutzer navigieren anhand der Themen durch das Tool. 

Mein Tipp: Benenne eine verantwortliche Person, die sich regelmäßig um Aktualisierungen kümmert und die Inhalte strukturiert. Bei der Einführung des Wikis sollte eine Grundlage von Informationen sichergestellt sein.

Diskussionsforum

Das Diskussionsforum hat seine Glanzzeiten hinter sich und deshalb findest du es auch in Unternehmen immer seltener. Es wird allerdings auf die eine oder andere Weise in Social Intranets eingebaut, denn die Nutzung eines Forums kann ein effektives Tool sein, wenn große Teams mit unterschiedlichen Themen engen Austausch brauchen. Für die interne Unternehmenskommunikation ist es aber nur sinnvoll, wenn es tatsächlich im Arbeitsalltag integriert ist. MitarbeiterInnen können ihre Meinung einbringen und an unternehmensrelevanten Diskussionen teilnehmen.

Informationen können nach Themen sortiert und frühere Diskussionen archiviert werden. Das ist ein klarer Vorteil gegenüber E-Mails, wo man schnell den Überblick verliert.  

Was bei Diskussionsforen und ähnlichen Tools oft als “Einwand” eingebracht wird, ist die Frage, ob sich dann die MitarbeiterInnen nicht ausschließlich “die Zeit vertreiben”. Ich sag es mal so: Wenn nicht überwiegend Kochrezepte diskutiert werden, dann ist ein fachlicher Austausch zu berufsrelevanten Bereichen sicherlich kein sinnloser Zeitvertreib, sondern im Gegenteil: eine Weitergabe und Aufbau von Wissen innerhalb des Unternehmens. Die Frage, die sich hier viel eher stellt, ist: Vertrauen wir unseren Mitarbeitenden?

Videokonferenz

Mittlerweile gibt es schon zahlreiche kostenlose Tools, die gute Funktionen für örtlich getrennte Gruppen bieten. Die Corona-Krise und das damit befeuerte Home Office haben MS Teams und Zoom sehr populär gemacht.
Wer schon mal ein paar Meeting-Marathons mitgemacht hat, kennt die Vorteile von Videokonferenzen. Immer häufiger lösen Videokonferenzen Telefonkonferenzen ab: Sichtbare Mimik und Gestik beugt eventuellen Missverständnissen vor – du siehst mit wem du sprichst und Dokumente können gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden. Kostspielige zeitaufwändige Reisen sind mit wirklich geringem technischen Aufwand vermeidbar. Ab zwei Personen zahlt es sich schon aus. Bei mehr als fünf TeilnehmerInnen wird es aber oft mühsam, außer wir sprechen von Online-Vorträgen im Stil eines Webinars.

Bei sehr großen Teams und Unternehmen, braucht es auch große Lösungen, das stimmt. Hier spielen die eingesparten Reisekosten und der damit wegfallende Organisationsaufwand die Investition jedoch wieder herein.

Webinar

Über Webinare kannst du, wie oben schon erwähnt, komplexe Sachverhalte, die eine visuelle Unterstützung brauchen, an ein großes Publikum kommunizieren. Mehrere hundert TeilnehmerInnen sind problemlos möglich. Das Wort Webinar setzt sich aus den beiden Wörtern Web und Seminar zusammen. Die ZuseherInnen können sich mithilfe eines integrierten Chats interaktiv beteiligen, Fragen stellen und kommentieren.
Oft fungieren Webinare als Online-Verkaufsinstrument, aber sie können auch intern wirklich eine große Hilfe sein. Bekannte Anbieter sind etwa GoToWebinarWebinar Jam, Zoom oder auch Jitsi.

Podcast

Podcasts gewinnen zunehmend an Popularität. In der internen Kommunikation ist dieses Instrument aber noch relativ jung.  Als Kommunikationsmittel ist der Podcast dann geeignet, wenn du grundlegende Informationen unabhängig von einem Bildschirm oder einem Bürostuhl transportieren möchtest. Du kannst die Audiodateien leicht auf vielen verschiedenen Gerätetypen teilen und wiedergeben. Der Produktionsaufwand hält sich in einem überschaubaren Rahmen und selbst eine große Belegschaft ist einfach zu erreichen.

Als Plattform kannst du etwa die Firmenphilosophie vorstellen und Experten zu speziellen Themenschwerpunkten ihr Wissen teilen lassen. Ein schönes und wie ich finde noch sehr unterschätztes, internes Kommunikationstool.

Radio

Podcasts werden gezielt ein- und ausgeschaltet und die Themen bewusst gesetzt. Das ist der Unterschied zu firmeninternen Radiosendern. Unternehmen nutzen Firmenradios für die Beschallung in Bars und Cafés sowie im Handel oder einfach auch als Informationsquelle für ihre Mitarbeitenden. Beachte dabei aber, welche Informationen du weitergeben willst oder sollst, da auch Externe mithören können. Manchmal kann so eine Geräuschkulisse bei monotonen Arbeiten ein angenehmer Ausgleich sein. Ein wirklich gutes, oft unterschätztes Tool.

Instant Messaging Apps

Instant Messaging Apps als firmeninternes Kommunikationstool bringen eine Menge Vorteile, obwohl sie in manchen Unternehmen immer noch nicht ganz so gerne gesehen werden. 

Du kannst Nachrichten deutlich schneller verfassen und die formale Sprache ist nicht ganz so wichtig. Fotos können unkompliziert verschickt werden und ein rasches Reagieren der Kollegen ist ebenfalls zu erwarten. Wenn du möglichst kurze und präzise Informationen von anderen kompetenten Mitarbeitenden einholen willst, eignet sich ein Messenger dafür perfekt. Du siehst, wer gerade online ist und kannst einschätzen, wie lange eine Antwort dauern wird.
Gruppen-Chats sind übrigens die beliebteste Anwendungsform innerhalb von Unternehmen. Anbieter sind WhatsApp, Campfire, MS Teams, Slack oder auch das deutsche und datenschutzfreundliche Stackfield. Hier gibt es wirklich eine große Auswahl. 

Projektmanagement Tools

Mein Favorit beim Thema Projektmanagement ist (immer noch) Trello (jetzt Atlassian) für kleinere Teams. Aber es gibt unzählige weitere Tools am Markt, die verdeutlichen, dass der Bedarf in diesem Bereich enorm ist.
Individualisbierbare Dashboards helfen dir, Projekte, Aufgaben und Meilensteine nachzuverfolgen. Meetings und E-Mails werden dadurch reduziert und niemand muss mehr im Datenchaos untergehen. Die Zusammenarbeit wird erleichtert, Planen und Verwalten übersichtlich ermöglicht, Zuständigkeiten sind sichtbar.

Große Social-Intranet-Anwendungen bieten meist auch Lösungen für das Projektmanagement an. Du kannst aber auch auf Einzellösungen setzen, bzw. Lösungen die mit Messaging-Funktionen kombiniert sind, wie Slack oder Stackfield

Nicht nur digital kommunizieren

Bei dieser enormen Fülle an digitalen Kommunikationsmöglichkeiten dürfen wir eines aber nicht vergessen: den direkten Austausch von Angesicht zu Angesicht. Nichts bindet Menschen mehr als andere Menschen.

Wer interne Kommunikation wirklich sinnvoll und nachhaltig gestalten und umsetzen will, darf auf die Kaffeeküche, Weihnachtsfeiern oder auch das schwarze Brett nicht vergessen. Nicht alle Angestellten haben einen Arbeitsplatz mit PC, nicht alle haben von ihrem Arbeitgeber ein Smartphone bekommen und nicht alle schätzen den digitalen Austausch so wie du.

Eine der wichtigsten Aufgaben für Kommunikationsverantwortliche ist es, wirklich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Kommunikationsgewohnheiten und -vorlieben abzuholen.

Die Digitalisierung und die VUCA-Welt verändern unseren Arbeitsalltag in der Kommunikation. Effiziente interne Unternehmenskommunikation braucht daher eine gut durchdachte Strategie. Nur so trägt sie zur Steigerung der Produktivität bei und leistet einen aktiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens. Fallen und Stolpersteine lauern überall, manche davon haben einschneidende Folgen. Deshalb ist es besonders wichtig, sich Hürden und mögliche Komplikationen bewusst zu machen, auch wenn sie nicht gleich offensichtlich sind. 

Informationen für die Mitarbeiter? Das hat Zeit!

Wenn die Mitarbeitenden erst aus den Medien erfahren, wie es um das Unternehmen steht, sieht es trüb aus mit der weiteren Kommunikation. Zurecht löst das großen Frust über fehlende Wertschätzung und sinkende Loyalität bei den eigenen MitarbeiterInnen aus. Warum sollten sich übergangene MitarbeiterInnen mit aller Kraft für die Rettung oder ein gemeinsames Ziel der Firma einsetzen?
Dabei ist es eigentlich egal, ob die Informationen positiv oder negativ sind. Essenzielle Informationen über das Unternehmen müssen zuallererst an die interne Dialoggruppe weitergegeben werden. Und zwar zeitnah, ehrlich und vollständig. 

Die Chefetage tut sich keinen Gefallen, wenn die eigenen Leute die Geschehnisse und Veränderungen, die sie direkt oder indirekt betreffen, aus einer fremden Quelle als fertige Tatsache präsentiert bekommen. Vor allem negative Informationen werden so noch schlechter aufgenommen.

Beispiele gibt es leider zur Genüge, wie die vergangenen Wochen (dank COVID-19) gezeigt haben.

Auf Augenhöhe? Mit denen da unten?

Respekt ist „die Haltung, dass man eine Person und ihre berufliche und soziale Stellung für wichtig hält und dies in seinem Verhalten deutlich zeigt.“ (Google Wörterbuch) 

Über Lob und Anerkennung bekommen MitarbeiterInnen Feedback über die erbrachte Arbeit. In der Regel trägt jeder gerne seinen Teil zum Erfolg bei – ganz gleich auf welcher hierarchischen Stufe der Unternehmensstruktur er oder sie steht.

Werden ArbeitnehmerInnen über arrogante Verhaltensweisen „von oben herab“ behandelt, führt das dazu, dass sie die Führungsebene eher als Gegner wahrnehmen und diese im Sinne ihrer eigenen Autonomie sogar bekämpfen anstatt sie zu respektieren. Besser ist es, allen MitarbeiterInnen auf Augenhöhe zu begegnen – unerheblich ob Managementebene oder die Lehrlingsstelle – jeder und jede verdient eine positive Rückmeldung für die alltäglich geleistete Arbeit. Innere Wertschätzung wird außerdem positiv nach außen getragen. Respekt ist die unumstößliche Basis jeder Kommunikation, egal wo sie stattfindet.

Mitarbeiter sind Menschen?

Wer seine Leute über interne Kommunikation aktiv in das Betriebsgeschehen mit einbindet, erntet Erfolg und Loyalität. Am einfachsten funktioniert das in kleineren Betrieben, weil sie flache Hierarchien haben und Entscheidungen überschaubar sind.
Kommunikation hat immer einen hohen Stellenwert, egal ob es sich dabei um die Planung der nächsten Betriebsfeier oder um das wichtige neue Geschäfts-Projekt handelt. Im Dialog mit den Personen zu bleiben, die einen wichtigen Beitrag zur Zielerreichung des Unternehmens leisten, sich über ihre Anliegen auszutauschen, ist eine wichtige Aufgabe. MitarbeiterInnen sind ein sehr entscheidender Teil des Unternehmens, die Kommunikation mit ihnen gehört gepflegt und aufrechterhalten.
Mitarbeiter tragen interne Informationen direkt oder indirekt nach außen. Alleine schon deshalb sollten die interne und externe Kommunikation miteinander im Einklang sein. Jeder Einzelne soll das Gefühl haben, dass er eine tragende Rolle einnimmt.
Die interne Kommunikation muss es schaffen, eine gute Beziehung zu den eigenen Mitarbeitenden sicherzustellen.

Mit den anderen zusammen? 

Abteilungsgrenzen blockieren die interne Kommunikation. Besser ist es, aus gemeinsamen Projekten Entwicklungspotenzial zu schöpfen und Synergien zu nutzen. Wenn Kommunikation abteilungsübergreifend ist, profitiert jeder vom gemeinsamen Wissen. Wenn Teams und Abteilungen sich voneinander abgrenzen und zu wenig kommunizieren, erschwert das die Bildung von Arbeitsgruppen und bremst Abläufe. Starke Hierarchien und deren verschlungene Entscheidungsbefugnisse sind dabei genauso hinderlich, wie unklare Entscheidungswege. 

Schaffe also Rahmenbedingungen und Strukturen so, dass gemeinsame Ziele mit klaren Aufgaben und Verantwortungen erreicht werden können. Stichwort: Crowdsourcing und Schwarmintelligenz im Unternehmen.

Ich sag dir, wo es lang geht

Haben deine MitarbeiterInnen keine Chance ihre Meinung und ihr Wissen einzubringen? Dann scheitert der Dialog, der für die erfolgreiche interne Kommunikation unerlässlich ist. 

Dein Gesagtes beeinflusst die Antwort des anderen. So ist das bei Dialogen. Informationen werden vom Dialogpartner bewertet, reflektiert und dann wird reagiert. Beide Seiten kommen aufeinander zu, machen Zugeständnisse und beharren nicht auf ihrer Position.

Wird der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess eingebunden, fühlt er sich zufrieden. Davon profitiert auch der Arbeitgeber. Kommt alles einseitig aus Richtung Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder anderen Vorgesetzten, gibt es keine Chance für den Dialog. MitarbeiterInnen tauschen sich auch untereinander aus – mit Meinungen, Ängsten oder Neuigkeiten. 

Für viele Unternehmen ist interne Kommunikation ein Entwicklungsprozess, in dessen Rahmen dem Wort aller Mitarbeitenden mehr Beachtung geschenkt werden sollte. 

Fehler gemacht. Was jetzt?

Die häufigsten Fehler zu kennen, hilft sie zu vermeiden. Machst du wirklich mal Fehler, setzt du an dieser Stelle am besten auf den Dialog. Richte das Ohr nach innen: Hole dir von deinen MitarbeiterInnen Meinungen und Feedback. Deine Mitarbeiter sind dein Erfolgsrezept und

durch Kommunikation mit ihnen hältst du die Beziehung zusammen. Gute Kommunikation ermöglicht dir effizientes und rasches Handeln. Die tolle Nachricht dabei ist: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mit denen interne Unternehmenskommunikation verbessert und erfolgreich umgesetzt werden kann. 

Lässt sich interne Kommunikation auch mit geringem Mitteleinsatz zum Erfolg führen? Ja. Das Wichtigste dabei: Engagement und gute MitarbeiterInnen.
Schweigen ist nicht immer Gold – Kommunikation hält Beziehungen zusammen. Wer mitsprechen kann und darf, fühlt sich eingebunden und ist motiviert.

In den meisten Unternehmen liegt die interne Kommunikation in der Führungsebene angesiedelt, das Bewerben der Produkte nach außen hat einen hohen Stellenwert. Oft sucht man vergeblich nach übergeordneten Kommunikationsstrategien. Das ist schade, weil damit die so wichtige interne Kommunikation leidet und sich das, wir erinnern uns, auch in der geringeren finanziellen Zuwendung niederschlägt. Bedenken und Vorurteile wie zu wenig Geld, zu knappe Ressourcen, mangelnde Themenvielfalt und fehlendes Wissen sind da die häufigsten Argumente der Geschäftsleitung.

Mitarbeitende – eine wertvolle Ressource

Mitarbeiterkommunikation ist wichtig, das hören und lesen wir zwar oft, aber die Lücke zwischen Wissen und der praktischen Umsetzung ist doch erheblich.
Es reicht nicht aus, nur Kunden und Geschäftspartner in die Kommunikation einzubinden, genauso wichtig ist es, die eigene Belegschaft mit an Bord zu holen.

Wenn erfolgreich umgesetzt, vermischen sich interne und externe Kommunikation mit KundInnen oder anderen Zielgruppen immer mehr. Es soll Raum zum Austausch vorhanden sein, die Mitarbeiter sollen stolz auf ihr Unternehmen sein, sie berichten dann vielleicht gerne in privaten Gesprächen oder in den sozialen Netzwerken darüber. 

MitarbeiterInnen sind authentische Markenbotschafter, die von den Produkten oder Dienstleistungen überzeugt sind und diese auch in ihrem Umfeld weiterempfehlen.

Mitarbeiterengagement – eine knappe Ressource

Das Gallup Institut analysiert seit dem Jahr 2000 das Mitarbeiterengagement in Unternehmen und stellt fest: Die Welt hat ein Engagement-Problem!

The world has an employee engagement crisis, with serious and potentially lasting repercussions for the global economy.

Die Welt hat also eine Mitarbeiterengagement-Krise mit ernstzunehmenden und potenziell langfristigen Folgen für die globale Wirtschaft, wie es übersetzt heißt.

Wichtige Punkte zur Erreichung von Mitarbeiterengagement:

  1. Wertschätzung
  2. Informationsweitergabe: rasch und vollständig
  3. Unternehmensziele sind für alle klar 
  4. Mitarbeiter als wichtiges Mitglied des Unternehmens erkennen

Wie kann gute und effiziente interne Kommunikation gelingen?

Das Gute liegt so nah – nutze vorhandene Strukturen 

Eine Bestandsaufnahme von bereits Vorhandenem kann manchmal sehr sinnvoll sein. Das Neueste und Teuerste ist nicht immer automatisch das Beste. Bestimmt gibt es das eine oder andere Tool, das schon gut für die interne Kommunikation genutzt wird. Vielleicht kann man diese Anwendungen optimieren oder verbessern? Das muss kein großer Aufwand sein. Wichtig ist die Akzeptanz der Nutzer und das Potenzial des Tools.

Folgende Fragen zur Analyse der bestehenden Tools können hilfreich sein:

  • Wer verwendet dieses Kommunikationstool und wie?
  • Wann und wie oft kommt es zum Einsatz?
  • Was sind die Vorteile und Nachteile?
  • Gibt es Möglichkeiten zur Verbesserung dieser Anwendung?

Viele dieser Fragen können die betroffenen Personen, die damit arbeiten, selbst am besten beantworten. Sie kennen die Brauchbarkeit, die Ärgernisse und die Stärken der Instrumente aus dem Alltag. 

Feedback holen

Apropos Fragen: Eventuell ist es sinnvoll, öfter nach innen zu hören. Zu den Mitarbeiterinnen und Kollegen und bei Bedarf konkret nachzufragen. 
Fragen zu stellen und Interesse zu zeigen, sind die wichtigsten Elemente einer gelungenen, zwischenmenschlichen Kommunikation.

Regelmäßige Feedback-Runden können die interne Kommunikation sehr effektiv verbessern. Kontinuität, Offenheit und Vertrauen sind wichtig und die eingeholten Antworten sollen etwas bewirken können. Eine gute Feedback-Kultur motiviert das Team zu besserer Leistung. Regelmäßige Rück- und Statusmeldungen sollen selbstverständlich sein und werden strategisch geplant und durchgeführt. 
Je nach Branche und Unternehmensstruktur machen hier unterschiedliche Zugänge Sinn. Ein Mittagessen mit der Geschäftsführung einmal pro Monat zu ganz konkreten Themen. Ein Nachmittag pro Woche mit den Kollegen aus einem bestimmten Bereich oder einfach eine Feedback-Box als passendes Feedback-Instrument in der Kaffeeküche, es gibt viele Varianten.

Kommunikationsräume schaffen

Digitalisierte, interne Unternehmenskommunikation ist ohne Zweifel auf dem Vormarsch. Manchmal kann man aber auf die guten alten analogen Alternativen zurückgreifen: im Konferenzraum, der Büroküche oder im Lift. Kommunikationsräume regen den Informationsaustausch an.

In gemütlicher Atmosphäre, mit kleinen Snacks und Erfrischungen wie Obst und Getränke, plaudert es sich angenehmer. Wichtig ist auch, dass du an strategischen „Knotenpunkten“, wo Menschen häufig aufeinandertreffen (Kopiergerät vielleicht?), Kommunikation aktiv förderst.

Auch kleine Tischaufsteller mit Fragen und Anregungen (z. B. „Versende keine Mail, versende lieber ein Lächeln.“, „Hast du deinen Kollegen schon gefragt, was ihn derzeit das meiste Kopfzerbrechen bei seinem Job bereitet?“) können die Kommunikation ankurbeln. 

Natürlich ist das keine Aufforderung, durchgehend mit den Arbeitskollegen zu tratschen, mir ist wichtig, dass im Unternehmen erkannt wird, dass der interne Austausch von Informationen und die zwischenmenschlichen Kommunikation insgesamt für den unternehmerischen Erfolg einen wertvollen Beitrag leistet.

Innovation und Initiativen aufgreifen

Stellen sich die Mitarbeiter selbst auf die Beine und greifen auf eigene Tools zurück (WhatsApp und Dropbox, um nur einige davon zu nennen), ist das ein ziemlich sicheres Zeichen dafür, dass das Unternehmen nicht genug oder keine geeigneten Anwendungen anbietet.

Messenger Apps in Unternehmen sind an besondere Herausforderungen gebunden. Die Sicherheit steht ganz oben. Inhalte, die über Apps kommuniziert werden, müssen intern bleiben.

Hier besteht Handlungsbedarf, dieser sollte aber eher in Richtung Dialog und Lösungsorientierung gehen. Auch wenn der erste Impuls der Vorgesetzten vielleicht dazu tendiert, gezielt bestimmte Dienste zu verbieten.

Abhilfe schafft hier eine Analyse der hauseigenen Anwendungen. Welche Schwächen möchten die Mitarbeiter durch andere Tools ausgleichen? Es sollte auch die Frage in den Raum gestellt werden, ob neue Technologien und Anwendungen in die Kommunikation eingebunden werden können oder sollen. Klare Regeln, welche Daten und Informationen über welche Plattformen geteilt werden dürfen, sind hier bestimmt sicherheitstechnisch hilfreich. 

Überschaubar und effizient

Unbegrenzte Möglichkeiten? Die Nutzung zu vieler unterschiedlicher Tools führt dazu, dass die Informationen nicht mehr zu allen durchdringen. Einheitliche und anerkannte Kommunikationswege wie E-Mails haben hier Vorteile. Dennoch sind die unendlich langen Nachrichten, deren Ursprung vor lauter CCs und BCCs nicht einmal mehr im Betreff herauszufinden ist, auch nicht effizient. Ein bewusster Umgang mit diesem Kommunikationstool schafft hier vielleicht etwas Abhilfe gegen die unübersichtliche E-Mail-Flut.

Es macht an dieser Stelle also wirklich Sinn existierenden Kommunikationsstrukturen einer gründlichen Prüfung zu unterziehen und gleichzeitig zu berücksichtigen, welche Wünsche und Vorstellungen die MitarbeiterInnen und Kollegen haben.

Interne Kommunikation: Warum sich das antun?

Erinnerst du dich noch an meine oben formulierte Frage? Nach all den Infos, die du dir hier geholt hast, ist sie dir eventuell entfallen. Ich stellte die Frage in den Raum, warum man sich interne Kommunikation antun sollte. Was würdest du an dieser Stelle darauf antworten?

Ja, es ist wirklich viel Arbeit. Ja, das Fehlerpotenzial ist riesig und der Dank für gute Arbeit vergleichsweise gering. Mit der internen Kommunikation verhält es sich in etwa, wie mit der Hausarbeit: Eine gering geschätzte, aber anspruchsvolle Arbeit, die man nur sieht, wenn sie nicht gemacht ist.

Und dennoch: Was gibt es Schöneres, als in das perfekte Zuhause zu kommen?

Interne Kommunikation kann gelingen. Sie kann auch wirklich großartig gelingen. Was es dafür braucht, ist Wissen, Anleitung und kompetente Begleitung.