10 nützliche Anwendungen für eine erfolgreiche, interne Kommunikation

Effiziente interne Kommunikation steht bei vielen Unternehmen sehr weit oben auf der Prioritätenliste. Das ist verständlich, denn strategisch geplante und effizient umgesetzte Maßnahmen an dieser Stelle tragen viel zur Erreichung von Unternehmensziele bei. Über die Wichtigkeit der internen Kommunikation hatte ich ja bereits zuvor geschrieben.

In der Folge neigen viele Kommunikationsverantwortliche aber dazu, eine Menge verschiedener Ideen „auszubrüten“ und Tools auszuprobieren. Statt die Kommunikation im Unternehmen aber an der Basis zu verbessern, blähen wir durch die Anhäufig von Möglichkeiten allerdings die Kommunikationskanäle meist nur auf und sorgen für mehr Unübersichtlichkeit. Das wiederum führt dazu, dass diese Tools nur wenig genutzt werden.

Ich finde, es ist daher an der Zeit sich einen Überblick zu verschaffen, welche Anwendungen für digitale, interne Unternehmenskommunikation wirklich sinnvoll sind und für was man sie einsetzen kann.

Tools in der internen Kommunikation. Weniger ist oft mehr! Share on X

Social Intranet

Das Social Intranet kennen sicherlich viele. Es eignet sich perfekt, um Kommunikationswege effizient abzukürzen und Infos von einer Plattform weg breit zu streuen. Inhalte sämtlicher Art können hier schneller untereinander geteilt werden. Besonders einfach geht das durch das Einrichten von Arbeitsgruppen.

Auf der Startseite des Intranets finden wir Neuigkeiten und Ankündigungen übersichtlich und konzentriert dargestellt. Dieses Tool bringt außerdem den Vorteil, dass das Schreiben von kurzen E-Mails umgangen werden kann. Ob es jedoch wirklich zu einer Senkung der E-Mail-Rate führt, hängt stark vom Unternehmen und der darin gelebten Kultur ab.

Moderne Intranetlösungen bieten eine ganze Palette an Ansätzen und Funktionen, mit dem das mobile und kollaborative Arbeiten auch bei (großen) dislozierten Teams relativ einfach funktionieren kann. Wegen seiner meist höheren Anschaffungs- und Wartungskosten ist ein Social Intranet besonders für mittelgroße bis sehr große Unternehmen nützlich, die von kurzen und übersichtlichen Kommunikationswegen am meisten profitieren.

Blog

Der eigene Unternehmensblog ist in dieser Liste natürlich unumgänglich. Jedoch wird er oft als rein externes Kommunikationsmedium verstanden. Schade, denn es steckt sehr viel mehr Potenzial in ihm. So empfiehlt er sich als zentrale Informationsschnittstelle, die über aktuelle Geschehnisse in der Firma informiert – sowohl nach innen als auch nach außen.

Egal ob eine spezielle, interne Abteilung (wie etwa der Lehrlingsblog der Voest Alpine), eine Expertenkolumne, die auch für die interne Weiterbildung genutzt werden kann, oder auch relevanten Branchenthemen, der Corporate Blog kann und sollte auch aktiv für die interne Kommunikation genutzt werden. Als positives Beispiel in einem sogar relativ komplexen Themenbereich, möchte ich noch einmal den Voest Corporate Blog hervorheben. So spannend und differenziert kann die Stahlindustrie sein. Zwei Daumen hoch!

Wiki

Wikipedia in klein für das eigene Unternehmen? Ja klar! In meiner letzten Agentur hatten wir eines und ich fand es wirklich genial. Da stand alles drin: von A wie Alarmanlage bis Z wie Zeiterfassung, ich konnte dort alles finden, ohne meine KollegInnen Löcher in den Bauch zu fragen, als ich neu dazugestoßen bin.

Ein Wiki ist perfekt geeignet, um Informationen zu bündeln und zu organisieren. Man kann jederzeit auf die Inhalte zugreifen und diese bei Bedarf leicht bearbeiten. Wiki sind zwar meist nicht so sexy anzusehen, aber sie erlauben einen großen Freiraum bei ihrem Einsatz. Außerdem sind sie auch mobil sehr gut abrufbar. Ein Pluspunkt mehr für das „hässliche Entlein“ der internen, digitalen Kommunikation.

Diskussionsforum

Das Diskussionsforum mag zwar in die Jahre gekommen sein, wird aber auch heute noch gerne von der Netzgemeinde genutzt. In Unternehmen ist es jedoch weniger häufig anzutreffen.

Foren besitzen den Vorteil, dass man Informationen zu einem Thema bündeln und frühere Diskussionen archivieren kann. Wer schon einmal stundenlang nach einer alten Mail zum Thema XY gesucht hat, weiß solch eine Ordnung zu schätzen.

Unsere MitarbeiterInnen können über ein Forum an unternehmensrelevanten Diskussionen teilnehmen und ihre Meinung einbringen. Überflüssige E-Mails können ähnlich wie beim Intranet vermieden werden. Die Nutzung eines Forums in der internen Unternehmenskommunikation ist besonders dann sinnvoll, wenn ein relativ großes Team bei unterschiedlichen Themen einen engen Austausch halten sollte. Wirklich effektiv ist es ber nur dann, wenn es aktiv in den Arbeitstag integriert wird.

Videokonferenz

Jede und jeder, der schon einen Meeting-Marathon hinter sich hat, wird Videokonferenzen zu schätzen wissen. Mit Diensten wie Skype oder Google Hangouts können wir leicht und kostenschonend mit KollegInnen die wichtigsten Infos abgleichen. Der technische Aufwand ist hier wirklich gering. Wenn die Teams schon sehr groß sind, muss man aber auf andere Dienste wie etwa GoToMeeting und ähnliche Anwendungen ausweichen. Die sind zwar nicht mehr kostenlos, bieten aber alles, was man für eine ungestörte und groß angesetzte Diskussion braucht. Außerdem zahlt sich die Investition eindeutig aus, wenn man bedenkt, wie teuer eine Reise im Vergleich dazu wäre.

Ein großer Vorteil zu Telefonkonferenzen ist der Einsatz von Mimik und Gestik, um etwa Missverständnissen vorzubeugen. Außerdem können Präsentationen für alle sichtbar eingesetzt werden und auch Gruppenchats sind in der Regel problemlos möglich.

Eine Videokonferenz ist ganz klar besonders dann sinnvoll, wenn das Team örtlich getrennt ist und ein Zusammentreffen einen großen Organisationsaufwand bedeuten würde. Auszahlen tun sich Videokonferenzen bereits ab zwei TeilnehmerInnen, mehr als 5-6 würde ich dann aber wegen der Übersichtlichkeit nicht empfehlen.

Webinar

Webinare sind eine prima Sache, wenn es darum geht komplizierte Sachverhalte, die eine visuelle Unterstützung brauchen, an eine breite Masse zu kommunizieren. Dort, wo Videokonferenzen ihre Grenzen finden, fangen Webinare also erst so richtig an. Mehrere hundert TeilnehmerInnen sind im Grunde problemlos möglich.

Viele von uns kennen Webinare als Online-Verkaufsinstrument, aber sie können auch intern wirklich eine große Hilfe sein. Bekannte Anbieter sind etwa GoToWebinar oder auch Webinar Jam.

Podcast

Der Podcast ist noch relativ jung in der internen Kommunikation. Er ist aber ein geeignetes Kommunikationsmittel, um grundlegende Informationen an den Mann oder die Frau zu bringen – besonders dann, wenn diese nicht an einen Bildschirm bzw. eine sitzende Tätigkeit gebunden werden sollen. Wir können die Plattform etwa dafür nutzen, die Firmenphilosophie vorzustellen und Experten zu speziellen Themenschwerpunkten zu Wort kommen zu lassen und so ihr Wissen zu teilen.

Diese Audiodateien können leicht auf vielen verschiedenen Gerätetypen geteilt und wiedergegeben werden. Der Produktionsaufwand hält sich in einem überschaubaren Rahmen und man kann selbst eine große Belegschaft leicht damit erreichen.

Ein schönes und wie ich finde noch sehr unterschätztes, internes Kommunikationstool.

Radio

Ähnlich wie der Podcast können auch firmeninterne Radiosender genutzt werden. Der wohl größte Unterschied besteht aber sicherlich darin, dass Podcasts gezielt ein- und ausgeschaltet werden können und themenspezifisch sind. Das bietet das klassische Radio nicht.

Dennoch ist es aus meiner Sicht nicht zu unterschätzen. Ich kenne es sehr gut aus dem Handel, wo es zum Beispiel in Filialen MitarbeiterInnen und KundInnen gleichermaßen „beschallt“. Hier ist also auch auf die Art der Information, die weitergegeben werden soll bzw. darf, zu achten. Ich kann mir aber auch vorstellen, dass es in Bereichen mit langwierigen, monotonen Arbeiten als Ausgleich und Geräuschkulisse gut angenommen werden könnte. Falls ihr hier Erfahrungen habt, dann nur her damit! Ich bin gespannt.

Instant Messaging Apps

WhatsApp wird zwar als internes Kommunikationstool selten gern gesehen, aber seine Durchdringung hat ganz klar einen Bedarf aufgezeigt. Neben Whatsapp gibt es zahlreiche andere Instant Messaging Apps, die genutzt werden können: Campfire, Skype for Business (Lync), Slack oder auch das deutsche und datenschutzfreundliche Stackfield. Sie alle bieten die Möglichkeit eines Gruppenchats an, was eindeutig eine der beliebtesten Anwendeformen bei WhatsApp innerhalb von Unternehmen ist.

Messaging Apps werden mittlerweile nicht nur von jüngeren MitarbeiterInnenn genutzt. Sie sind simpel, einfach und effektiv um sich kurz auszutauschen oder Fotos von Events an KollegInnen zu versenden. Für ausführliche Meetings sind sie natürlich ungeeignet. Da gibt es definitiv bessere Alternativen.

Projektmanagement Tools

Es gibt sie mittlerweile wie Sand am Meer, ich weiß und das macht die Wahl nicht leichter. Das zeigt aber nur, dass auch hier der Bedarf definitiv gegeben ist: Teams wollen heute effizient arbeiten ohne im Mail- und Datei-Chaos unterzugehen!

Große Social-Intranet-Lösungen bieten oft die eine oder andere Art des Projektmanagements an. Oft kommen aber auch Einzellösungen zum Einsatz, bzw. Lösungen die mit Massaging-Funktionen kombiniert sind, wie Slack oder Stackfield. Mein derzeitiger Liebling was das Projektmanagement angeht, ist (immer noch) Trello. Inwieweit sich das Tool aber auch bei größeren Teams bewährt, kann ich nicht sagen. Auch hier freue ich mich über deinen Input, wenn du Erfahrungen hast.

Durch das richtige Tool mehr Effizienz im Unternehmen. Share on X

[white_box]Braucht die interne, digitale Kommunikation mehr Tools als diese? Ich denke nicht, eher weniger, sonst versinken wir (wieder) im Chaos. Ich bin neugierig, was ihr zu meiner Zusammenstellung sagt. Fehlt euch eventuell wirklich etwas oder habt ihr persönliche Erfahrungswerte. Teilt sie mit mir – mit uns! Was ist wirklich sinnvoll und was kann definitiv weg?[/white_box]