Mehr Zeit bei der digitalen Unternehmenskommunikation – aber wie?

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Besseres Zeitmanagement durch effektive Kommunikationsstrategien - keen communication

Du schaust auf deine To-Do-Liste. Die quillt schon über. Bloß weg hier.

Du öffnest deinen Kalender. Ach du liebe Güte! Da steht für morgen ein neuer Blogbeitrag an und am Tag darauf soll auch noch der Newsletter raus.

Wer soll denn das alles neben der regulären Arbeit schaffen?

Hattest du dir das mit der Social-Media-Kommunikation irgendwie einfacher vorgestellt? Raubt dir dein Content Marketing mehr Zeit als du geglaubt hattest?

Mit ihren vielseitigen Möglichkeiten bereichert die digitale Welt unsere private und berufliche Kommunikation. Das steht fest. Gleichzeitig raubt sie uns viel Zeit. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen, bei Selbstständigen sowie Start-ups, die sich keine eigene Kommunikationsabteilung leisten können, ist ein zeitsparender und effektiver Umgabg mit Social Media Kanälen und dem Bloggen besonders wichtig – damit die „eigentliche“ Arbeit nicht liegen bleibt.

Neben der Erfüllung deiner geschäftlichen Kernkompetenz benötigst du ausreichend Zeit, um potenzielle Kunden und Geschäftspartner mit einer professionellen Unternehmenskommunikation anzusprechen. Gut Ding braucht eben Weile, aber woher die Zeit nehmen?

Ich zeige dir, wie du dir mit sofort umsetzbaren und langfristigen Maßnahmen mehr Zeit für deine digitale Unternehmenskommunikation verschaffst.

Sofortmaßnahmen: Lass dich nicht unterbrechen

Deine Produktivität leidet enorm, wenn du bei deiner Arbeit laufend unterbrochen wirst. Egal ob ein Kollege in dein Büro platzt oder dein Handy sich meldet: Wenn dein Arbeitsfluss gestört wird, benötigst du anschließend Zeit, um dich wieder auf deine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Zu den größten Zeitfresser gehören definitiv E-Mails!

Dem Softwareentwickler Atlassian zufolge, benötigen Mitarbeiter im Schnitt 16 Minuten, um sich nach dem Bearbeiten eingehender E-Mails neu zu konzentrieren. Wenn du zu jenen gehörst, die ständig ihr Postfach kontrolliert und jede E-Mail einzeln bearbeiten, schmeißt du deine Zeit zum Fenster raus. Die geniale, interaktive Infografik zum Thema Produktivität und Zeitverschwendung im Arbeitsalltag findest du übrigens hier, bei Atlassian.

Schritt 1: Schalte Push-Benachrichtigungen aus

Damit du während der Arbeit nicht ständig unterbrochen wirst und deine Konzentration nicht in ungünstigen Momenten gestört wird, musst du alle Benachrichtigungen ausstellen. Dazu zählen:

  • Push-Benachrichtigungen am Handy
  • Push-Benachrichtigungen am Computer
  • Benachrichtigungen deines E-Mail-Programms

Setze dir stattdessen feste Termine, an denen du E-Mails und Nachrichten, die über deine Social-Media-Profile eingehen, liest und bearbeitest. Ich weiß, wie hart das ist, aber nur so macht es wirklich Sinn!

Sinnvoll ist es maximal zweimal täglich seine Mails zu checken. Wann du das machst, bleibt dir überlassen. Ich persönlich vermeide es, Mails gleich in der Früh zu bearbeiten. Es dauert meistens ewig und schwupps ist die produktivste Zeit meines Arbeitstages auch schon verstrichen. Schau dennoch, wie es für dich am besten passt!

Lass dich auch nicht aus der Ruhe bringen, wenn scheinbar viele Nachrichten auf dich warten. Natürlich gehört ein zeitnahes Beantworten von E-Mails, Social-Media-Kommentaren und anderen Anfragen zum professionellen Auftreten deines Unternehmens und ist ein wichtiger Baustein für deine digitale Kommunikation. Doch selbst wenn sie als „dringend“ markiert sind: E-Mails müssen nicht innerhalb weniger Minuten beantwortet werden!

Wer dich wirklich dringend erreichen muss, ruft an. Das heißt aber nicht, dass du laufend telefonisch zur Verfügung stehen musst – auch das ist ein großer Zeitfresser.

Kleine Tricks für deine Zeitsouveränität. #digitalekommunikation #socialmedia #email Klick um zu Tweeten

Schritt 2: Plane deine digitale Kommunikation als fixe Termine ein

Genauso wie du das Bearbeiten deiner Nachrichten planst, solltest du Termine für alle anderen regelmäßig anfallenden Aufgaben setzen. Du möchtest jeden Montag einen Blog-Artikel veröffentlichen? Dann halte dir jede Woche 2-3 Stunden zum Schreiben frei. Plane für alle wiederkehrenden Aufgaben ausreichend Zeit ein. Das sind absolute Fix-Termine, wie jene bei deinem Steuerberater.

Aufgaben wie Recherche und Monitoring, die entscheidend für den Erfolg deiner Unternehmenskommunikation sind, solltest du ebenfalls nicht nebenbei betreiben. Überlege dir genau, welche Maßnahmen dir nützen und arbeite sie zum festgelegten Termin ab. Du kannst beispielsweise:

  • deinen RSS-Feed durchforsten,
  • neue Keywords recherchieren oder die bisherigen auf ihre Effektivität überprüfen,
  • die digitale Kommunikation deiner Mitbewerber genauer analysieren,
  • inhaltlich relevante Blogs lesen und kommentieren,
  • in Facebook-Gruppen aktiv werden,
  • mit Hilfe von Social-Media-Monitoring-Tools kontrollieren, was Kunden über dein Unternehmen schreiben.

Schritt 3: Behalte den Überblick

Hänge eine Wochenübersicht über deinem Schreibtisch auf oder nutze eine Kalender-App, wo du alle festen Termine für deine digitale Kommunikation einträgst. So siehst du, welche Zeiträume bereits verplant sind und wo dir Zeit für andere Aufgaben bleibt. Dadurch fällt es dir leichter, nein zu sagen, wenn dir Aufgaben oder Angebote zugetragen werden, die nicht in deinen Plan passen. So verzettelst du dich nicht und bist in der Lage, alle wichtigen Aufgaben zeitgerecht fertigzustellen.

Allzu verplant mag ich es aber dann auch nicht. Ich bin gerne eine flexible Strategin, die mit schlanken Strukturen und Listen arbeitet. Dafür nutze ich gerne Wunderlist, wo ich drei To-Do-Listen angelegt habe: Heute – diese Woche – dieses Monat.

Ich lege mir 1-2 fixe Aufgaben für jeden Tag bereit, die ich gleich am Morgen angehe. Warum nur so „wenige“? Weil immer etwas dazwischenkommt. Und sollte tatsächlich einmal nichts Ungeplantes hineinplatzen, beginne ich mit „diese Woche“. Wenn ich genug hab, wähle ich mir aus meiner Summe von Wochenaufgaben zwei für den nächsten Tag. Und so arbeite ich mit meinen drei flexiblen Listen. Aber: Immer ergänzend zu fixen Terminen und Deadlines im Kalender.

Flexible To-Do-Listen für Struktur und mehr Klarheit in deinem Business-Alltag. #business #planung #zeitmanagement Klick um zu Tweeten

Schritt 4: Sorge für Ruhe und Konzentration

Wenn du ein eigenes Büro hast, schließ die Tür, um ungestört arbeiten zu können. Ist das nicht möglich, weil du so wie ich im Homeoffice sitzt, musst du klare Regeln einführen. Hänge etwa ein buntes Schild über deinen Stuhl oder Lampe oder setze Kopfhörer auf. Meine Kinder haben das mit den Kopfhörern immer sehr gut akzeptiert. Es wird eindeutig Zeit, neue zu besorgen. Mein Sohn hatte sich meine einmal ausgeborgt und nie wieder zurückgegeben. Das ist übrigens ein Zeichen von mangelnder Trennung von Arbeit und Privatem … Ich habe nie gesagt, dass ich perfekt bin! 😉

Beim Thema Konzentration angekommen, ist mein absoluter Favorit mir selbst einen Timer zu setzen. Angelehnt an die Pomodoro-Technik, setze ich meinen Egg-Timer meist auf 45 Minuten, in denen ich mich durch nichts aus der Ruhe bringen lasse. Zwei bis drei solcher Einheiten, in denen ich mich nur einer einzigen Sache widme, wirkt wirklich Wunder. Solltest du das noch nicht versucht haben, ist das mein ultimativer Tipp!

Mittel- und langfristige Maßnahmen

Nachdem du sinnvolle Sofortmaßnahmen gesetzt hast, solltest du in tiefergreifende Methoden investieren. Was bei diesen Maßnahmen etwas paradox erscheint, ist die Tatsache, dass du zuerst Zeit investieren musst, bevor du dadurch Zeit gewinnst. Wenn du deine Prozesse und Abläufe perfektionieren und/oder automatisieren willst, musst du deine Arbeitsweise zunächst kritisch analysieren:

  • Wo verbrauchst du zu viel Zeit?
  • Welche Aufgaben erledigst du nur halbherzig?
  • Worin bist du ganz gut, aber nicht wirklich herausragend und/oder effizient?

Überlege dir anschließend Maßnahmen, wie du diese Prozesse optimieren kannst.

  • Wähle wenige, aber sinnvolle Tools, die dir die Arbeit erleichtern und Zeit sparen (Hier einige Tool-Tipps)
  • Delegiere! Leichte, aber zeitraubende Aufgaben kannst du einem (virtuellen) Assistenten übertragen. Schaffe hier möglichst langfristige Beziehungen, da das wiederholte Einarbeiten neuer Mitarbeiter unnötig Zeit kostet.
  • Du kannst nicht programmieren, beherrschst kein SEO oder erstellst unprofessionelle Grafiken? Für komplexere Aufgaben, die Fachwissen erfordern, solltest du einen Profi engagieren. Ich mache das (bei einigen Bereichen) erst seit Kurzem und ich muss dir sagen – ich liebe es und diese Experten sind ihren Preis absolut wert!

Einige weitere interessante Tipps habe ich für meine Kollegin Daniela Sprung in einen Gastbeitrag gepackt. Vielleicht magst du auch dort vorbeischauen?

Kommunikationsstrategie als Maßnahmen für dein Prioritätenmanagement

Die oben genannten Maßnahmen und Tipps sind dir – wenn du dich mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigst – sicherlich nicht unbekannt. Viele Bloggerkollegen beschäftigen sich genau damit, unter ihnen Ivan Blatter und Thomas Mangold, die ich beide regelmäßig lese und/oder höre. Ein großes Licht ist mir aber dann aufgegangen, als ich den Kommentar einer wundervollen Frau zum Thema Zeit und Management hörte.

„Du kannst Zeit nicht managen. Du kannst nur deine Prioritäten managen.“ (Uta Nimsgarn)

Daraufhin habe ich mich selbst mit meinen Routinen hinterfragt. Das Ergebnis? Sie hat absolut recht!

Es geht nicht darum, mehr Zeit herauszuschlagen. Es geht darum, in der vorhandenen Zeit das zu tun, was dich am schnellsten und effektivsten weiterbringt.

Du brauchst nicht mehr Zeit. Du brauchst mehr Struktur! #business #kommunikation #socialmedia Klick um zu Tweeten

Die einzige Maßnahme, die dir in der Unternehmenskommunikation ermöglicht, genau immer das im Auge zu behalten, ist eine klare Kommunikationsstrategie. Immer genau zu wissen, wohin du willst und wie du dort hinkommst, ist in unserer schnelllebigen Zeit, wo wir immer wieder den Durchblick und Fokus verlieren, viel wert.

Eine wirklich gelungene Kommunikationsstrategie für UnternehmerInnen und Selbstständige ist meiner Meinung nach schlank und flexibel. Sie ist perfekt auf die bedürfnisse von EPU und KMU angepasst und somit auf das Wesentliche reduziert. Das bedeutet, dass du dir durch gezielte Reduktion nicht nur Zeit beim Erstellen deiner Kommunikationsstrategie ersparst, sondern auch danach, bei der Umsetzung deiner Maßnahmen. Gleichzeitig erreichst du deine Ziele und bringst messbare Erfolge zum Vorschein.

Ich sehe nichts, was gegen eine Strategieentwicklung spricht. Du etwa?

Ab heute effektiver kommunizieren!

Ich bin ein großer Fan davon, digitale Kommunikation als UnternehmerIn selbst in die Hand zu nehmen und sich nach außen von seiner besten Seite zu zeigen – aber ohne Stress und Zeitverschwendung, dafür mit umso mehr Freude und den besten Resultaten.

Wenn du deine digitale Unternehmenskommunikation effektiver gestalten möchtest, kannst du sofort anfangen: Hör auf ständig dein E-Mail-Postfach oder soziale Netzwerke aufzurufen. Stelle Benachrichtigungen aus. Signalisiere deinen Kollegen und Familienmitgliedern, wenn du nicht unterbrochen werden möchtest. Hol dir Hilfe, wenn du Hilfe brauchst.

Wenn du langfristig Zeit sparen möchtest, geht nichts über eine realistische Planung und die Automatisierung wichtiger Prozesse. Den größten Vorteil bringt dir aber mit Sicherheit eine schlanke und flexible Kommunikationsstrategie, die du auch tatsächlich umsetzt.

Lass mich wissen, wenn ich dir dabei helfen kann: Sei es in meiner Facebook-Gruppe, den Webinaren oder intensiv mit meinen Coaching-Paketen.

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