Zeitfresser? So kannst du deine Arbeitszeit besser nutzen

Kommt dir diese Situation irgendwie bekannt vor? Es sind noch wenige Minuten bis Dienstende und du hast nicht einmal die Hälfte deiner To-Do-Liste abgearbeitet. Das E-Mail-Postfach quillt über, Dokumenten- und Papierberge verstellen die Sicht zum Kollegen gegenüber, der Schreibtisch ist voll mit bunten Post-Its und die nächste Deadline steht unmittelbar bevor. Wo verstecken sich bloß diese Zeitfresser? Wie findest du nur mehr Zeit für die Unternehmenskommunikation?

Du hattest noch nie diese Situation? Du Glückspilz. Du Organisationstalent! Ich habe länger gebraucht, bis ich solche Situationen aus meinem Alltag eliminieren und mehr aus meiner Arbeitszeit herausholen konnte. Für all jene, denen die oben beschriebene Situation bekannt vorkommt, zeige ich hier sechs häufige Zeitfresser auf, die gerne übersehen werden, und teile gleichzeitig meine persönlichen Tipps, wie du mehr in weniger Zeit erledigen kannst.

Arbeitszeit-Fresser #1 – Hunger und Durst

Es kann gut sein, dass du dich über diesen ersten Punkt gerade etwas wunderst, aber Hunger und Durst sind keine einfachen Arbeitskollegen. „Ein voller Bauch studiert nicht gerne“, kennen wir zwar noch alle aus der Werbung, aber ein leerer Bauch tut das genauso wenig.

Deshalb appelliere ich an dich, dir morgens noch zu hause zu überlegen, was du im Büro essen magst. Ob du zu Hause frühstückst oder dir ein spätes Frühstück im Büro gönnst, sei ganz dir überlassen. Nimm dir eventuell etwas vom Vorabend mit oder besorge dir etwas für den gesunden Snack zwischendurch. Wichtig ist, dass es nahrhaft ist, sättigt und dass du es genießt! Stelle dir zusätzlich einen Krug Wasser, Saft oder Tee auf den Schreibtisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine ausreichende Flüssigkeitszufuhr.

Warum das wichtig ist? Nichts lenkt – zumindest mich – mehr ab, als dieses kleine, fiese Hüngerchen zwischendurch und du hast nichts griffbereit um ihn zu beruhigen. Also lieber vorbeugen.

Zeitfresser #2 – Probleme und Sorgen

Es gibt immer wieder Zeiten, an denen uns die Sorgen, Probleme und To-Dos aus unserem Privatleben einholen und unsere Gedanken fesseln. Es ist klar, dass wir in solchen Situationen auch beruflich nicht vorankommen. Was kannst du in einer solchen Situation tun?

Mein erster Tipp: Arbeite mit To-Do-Listen! Schreib dir mal alles von der Seele – von der Einkaufsliste bis zum Zahnarzttermin. Leere deinen Kopf und schaffe so Raum für neue Gedanken. Wenn du magst, kannst du die Dinge, die gleich zu erledigen sind (z.B. Terminvereinbarungen) auch sofort in Angriff nehmen und auch gleich sofort wieder von deiner Liste streichen. Dicke, schwarze, durchgestrichene Balken haben hier etwas wirklich beruhigendes. 😉 Für den Rest hast du auch noch nach der Arbeit Zeit.

Und wenn dich gröbere Dinge belasten? Rede darüber! Der Austausch mit KollegInnen und Vorgesetzten (wenn du ein gutes Verhältnis hast) kann wahre Wunder bewirken. Nicht selten hat jemand aus dem Team eine Idee oder Lösung für dich. Friss nicht alles in dich hinein – und schon gar nicht deine Sorgen!

Wenn dein Team besonders verständnisvoll ist, gönnen sie dir sicherlich auch eine Stunde Zeit, in der du das Problem in Angriff nehmen und lösen kannst. Dann hast du den Kopf wieder frei für die Arbeit.

Ich weiß, das ist nicht immer (leicht) möglich und hängt auch sehr von den zwischenmenschlichen Beziehungen ab, aber ich habe bisher immer die Erfahrung gemacht, dass die meisten anderen im Unternehmen auch nur Menschen mit Sorgen und Verständnis sind.

Arbeitszeit-Fresser #3 – das eigene Smartphone

Wir leben in einer Zeit, in der ständige Erreichbarkeit vorausgesetzt wird. Oftmals ist es aber so, dass nur wir selbst das von uns erwarten! Die wenigsten Mitteilungen, Mails und aufpoppenden Nachrichten, die uns während der Arbeitszeit auf unserem Smartphone erreichen, sind wirklich so wichtig, dass sie sofort beachtet werden müssten.

Bei mir haben sich in dieser Hinsicht folgende Punkte bewährt:

• Schalte das Handy im Büro auf lautlos.
• Lass das Mobiltelefon in der Hand-, Brust- oder Jackentasche oder lege es mit dem Display nach unten auf deinen Tisch.
• Deaktiviere Push-Nachrichten.

So simpel es auch klingt, diese drei kleinen Schritte wirken wahre Wunder! Mach dich an deine erste, große Aufgabe des Tages und schau erst wieder auf dein Smartphone, wenn diese Aufgabe erledigt ist. So einfach geht das…

Ach ja, wirf einmal einen genaueren Blick auf deine Bildschirmzeit. Ich bin mir sicher, du wirst Augen machen!

Zeitfresser #4 – die E-Mail-Flut

Zu den üblichen Feinden des effektiven Arbeitens gehört definitiv die E-Mail. Sie ist zwar aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken, dennoch solltest du deine elektronische Post in ihre Schranken weisen.

Teile dir zwei bis drei E-Mail-Zeitfenster für deinen Arbeitstag ein und halten dich daran! Solltest du den E-Mail-Benachrichtigungen am Bildschirm nicht widerstehen können, schalte einfach das Mailprogramm zwischen diesen Zeitfenstern aus. Versuche zusätzlich das Schreiben von E-Mails durch Telefonate zu ersetzen. Diese sind meist viel kürzer und effektiver.

Vertraue mir, es wird nichts Schlimmes passieren, wenn du nicht ständig deinen Blick auf das Mail-Postfach richtest. Ganz im Gegenteil, du wirst überrascht sein, wie viel du weiterbringst. Und sollte dich mal jemand doof anreden, weil du deine Mails nicht sofort beantwortest, kannst du immer noch sagen, dass man dich in dringenden Fällen anrufen soll – am Festnetztelefon oder Firmenhandy – da du ja auch andere Dinge zu tun hast. 😉

Arbeitszeit-Fresser #5 – Zettelwirtschaft

Wie viel Zeit verschwendest du täglich damit Informationen zu suchen, die du kurz irgendwo notiert hast? Die kleinen gelben Post-Its haben durchaus ihre Berechtigung, wenn es darum geht wichtige Infos im Laufe eines Telefonats aufzuschreiben oder eine interessante Stelle im Buch zu markieren. Du solltest aber nicht versuchen, deinen Büroalltag mit ihnen zu organisieren. Das führt in der Regel zu einem absoluten Chaos!

Es gibt sehr gute Online-Organisations-Tools, die vielfach auch als Apps für dein Smartphone verfügbar sind. Mein absoluter Favorit ist Trello! Ich liebe, liebe, liebe dieses Tool und es hilft mir mein gesamtes Leben zu organisieren und im Blick zu behalten. Ich nutze Trello als

• Projektmanagement-Tool
• To-Do-Liste
• Merkzettel
• Content- und Marketingkalender
• Swipe File

Trello gibt’s als Freemium-Modell, aber ich komme mit der kostenlosen Variante wirklich vollkommen aus – und du wirst es sicherlich auch.

Zeitfresser #6 – Plaudertaschen und Bürolärm

Es ist wundervoll unterhaltsame und kommunikative Kollegen zu haben. Wenn es aber darum geht, dringende Agenden abzuarbeiten, dann ist es unumgänglich ein ungestörtes Arbeitsumfeld  sicherzustellen.

Was auf viele deiner KollegInnen zu Beginn etwas merkwürdig wirken könnte, ist mein ultimativer Produktivitäts-Booster: Besorge dir große, gepolsterte Kopfhörer, starte eine Playlist mit klassischer Musik (z.B. auf YouTube) und konzentrieren dich voll auf deine Arbeit. Alle Ablenkungen bleiben draußen, es gibt nur noch dich und dein Projekt.

Soll ich dir ein Geheimnis verraten? Meine liebste Playlist fürs Arbeiten ist die Disney Piano Collection! 😉 Nicht nur, dass ich effektiv und effizient arbeiten kann, diese Musik macht mich noch dazu kreativ! Wahrscheinlich weckt sie das Kind in mir und hilft mir dadurch einfach in anderen Bahnen zu denken.

Und jetzt? Ab an die Arbeit!

Um deine Arbeitszeit besser nutzen zu können, musst du zuerst deine Zeitfresser erkennen und beseitigen. Ich hoffe, der eine oder andere hilfreiche Tipp war heute für dich dabei.

Es gibt mit Sicherheit noch weitere Arbeitszeit-Fallen im Alltag, aber mit diesen Tipps entlasse ich dich ins Wochenende. Ich hoffe, du kannst mit diesem Beitrag ein Maximum aus deiner Arbeitszeit herausholen. Bitte schreib mir über deine Erfahrungen und teile mit uns deine ganz persönlichen Arbeitszeit-Tipps.

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