Interne Kommunikation:

Willkommen in unserer wundervollen, sich wandelnden Leistungsgesellschaft! Sie beginnt bereits im Kindergarten und setzt sich in den neuen Arbeitswelten fort. Diese sind geprägt von den unterschiedlichsten Arbeitsformen, von flexiblen Arbeitszeitmodellen und Top-Job-Sharing. Hier treffen Work-Life-Balance und Generationsunterschiede aufeinander, wo sie sich mit dem fiktiven (oder doch realen) Arbeitskräftemangel zu einer bunten Vielfalt zusammenfinden.

Alles ist vielschichtig. Gefühlt unterliegt der gesamte Arbeitsmarkt einer rasanten und ständigen Weiterentwicklung. Globalisierung und Digitalisierung bringen Veränderungen mit sich und haben direkten Einfluss auf unseren Alltag. Die VUCA-Welt lässt grüßen!

VUCA steht für volatility (Volatilität), uncertainty (Unsicherheit), complexity (Komplexität) und ambiguity (Mehrdeutigkeit) und stellt uns alle vor noch nicht dagewesene Herausforderungen.

Unsere Arbeitsverhältnisse sind nicht mehr ausschließlich an einen bestimmten Ort gebunden. Remotes Arbeiten erfordert einen hohen Standard an qualitativer Zusammenarbeit. Die Kommunikation muss zielgerichtet und konstant sein, damit Arbeitsprozesse gemeinsam durchlaufen werden können und der Teamgeist nicht verloren geht. Diese neue Art der Kommunikation erfordert viel Verständnis und sie muss dementsprechend fundiert gelehrt und gelernt werden.
Positive Kommunikation aus dem Unternehmen heraus spielt bereits bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter:innen eine große Rolle und kann sich in Zeiten des akuten Fachkräftemangels absolut bezahlt machen.

Die internen Kommunikationskanäle müssen in diesem Setting zielgerichtet, messbar und mobil sein, damit sie mit dem schnellen Tempo der Entwicklungen mithalten können. Alle Mitarbeiter:innen benötigen einen direkten Zugriff auf die verschiedenen Tools des digitalen Arbeitsplatzes. Und zwar von überall aus und jederzeit.

Veränderungen dieses Ausmaßes stoßen im ersten Moment auf Abwehr. Genau hier kommt die interne Kommunikationsabteilung ins Spiel.

Ihre wichtigsten Aufgaben:

Gib bei der Maßnahmensetzung allen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich in den unternehmensinternen Dialog einzubringen. Gehe auf sie und ihre Wünsche ein. Dazu gehört eine zielgruppengerechte Aufbereitung der Informationen ebenso wie eine ehrliche, zeitnahe und wertschätzende Kommunikation. So machst du aus der Zielgruppe eine echte Dialoggruppe.

Jeder Kommunikationsverantwortliche sollte sich auch Gedanken darüber machen, wie effektiv die bestehenden Kommunikationskanäle sind und wie er oder sie die interne Kommunikation mit entsprechenden Anwendungen verbessern kann. Ganz wichtig an dieser Stelle ist es, dass du einen oder eine Verantwortliche für die Prozesse der internen Kommunikation bestimmst.

Je nach Unternehmensgröße und Art des Unternehmens eignen sich unterschiedliche Maßnahmen für die interne Kommunikation.
Denke bei der Planung aber unbedingt auch über Mess- und Analysemethoden für deine interne Kommunikation nach. So kannst du nicht nur wichtige Themen identifizieren, sondern auch deine Zielgruppe besser verstehen und deine erreichte Ziele feiern.

Was an interner Kommunikation ist für externe Mitarbeiter:innen wichtig und was hat keine Bedeutung für sie?

An dieser Stelle entscheidest du, wie und in welchem Umfang du externe Beschäftigte in den internen Dialog einbinden kannst und willst. Wir wissen ja nun schon, dass regelmäßiger Austausch für das gegenseitige Vertrauen wichtig ist und die Loyalität stärkt. Und auch die Ansprüche der Mitarbeitenden haben sich verändert. Dein Ziel sollte es jedenfalls sein, langfristige Zusammenarbeit für beide Partner zufriedenstellend zu organisieren.

Natürlich sind heute bereits cloud-basierte Lösungen, wie Projektmanagement-Tools oder Messenger-Apps ein Teil der internen Kommunikationswege. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklungen massiv beschleunigt und wir stehen heute vor Strukturen, die wir uns noch vor wenigen Jahren nicht einmal vorstellen konnten. Dennoch: Auch wenn heute technisch schon sehr viel möglich ist, liegt es an unserem Nutzerverhalten und unserer Kommunikation, das Beste für uns und unser Unternehmen herauszuholen. 

In kleinen und mittleren Unternehmen finden viele persönliche Gespräche statt. In Konzernen und größeren Unternehmen ist das jedoch nicht immer und zu jedem Zeitpunkt möglich. Das firmeneigene Intranet kann hier Abhilfe schaffen und erreicht rasch alle Mitarbeiter:innen, die Zugang zu einem Rechner haben.

Auf der Startseite des Intranets sind alle wichtigen Informationen zum Unternehmen für alle zu jedem Zeitpunkt zugänglich. Der Informations- und Kommunikationsaustausch wird gefördert, Neuigkeiten sind auf einen Blick erkennbar. Deadlines für Aufgaben und Projekte sind ebenso ersichtlich wie der Speiseplan der Kantine.

Die Organisation und Teamarbeit innerhalb eines Unternehmens wird ebenfalls positiv unterstützt, wenn hinter dem klassischen Intranet eine gemeinsame cloudbasierte Plattform liegt. Abteilungsübergreifende Synergieeffekte sind hier besonders bei global agierenden und internationalen Unternehmen spürbar.

Das soziale ist dem „normalen“ Intranet sehr ähnlich, bietet aber mehr Möglichkeiten. Das Social Intranet eignet sich perfekt dazu längere Kommunikationswege effizient zu gestalten. Infos werden von einer gemeinsamen Plattform aus breit streubar. Einzelne Projektgruppen können sich zu verschiedenen Themen mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche austauschen. So können Inhalte sehr schnell untereinander geteilt werden.

Auch auf der Startseite des Social Intranets finden wir Neuigkeiten und Ankündigungen übersichtlich und konzentriert dargestellt. Dieses Tool ersetzt zusätzlich das Schreiben von kurzen E-Mails, aber nur dann, wenn die Kultur im Unternehmen auch entsprechend gelebt wird.

Moderne Intranetlösungen bieten eine ganze Palette an Ansätzen und Funktionen. Auf Geschäftsreisen können wir beispielsweise mit mobilen Endgeräten unkompliziert und flexibel an allen Projekten teilnehmen und uns über Neuigkeiten informieren.

Durch hohe Anschaffungs- und Wartungskosten ist ein Social Intranet besonders für mittelgroße bis sehr große Unternehmen nützlich. Sie profitieren von kurzen und übersichtlichen Kommunikationswegen am meisten. Das Ziel ist es, die Mitarbeiterbeteiligung im Unternehmen zu fördern und Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg auszutauschen.

Wenn ein Social Intranet gut umgesetzt ist, ist einer Studie von McKinsey zufolge ein 25-prozentiger Produktivitätszuwachs möglich. Das Miteinbeziehen der Mitabeiter:innen bereits beim Aufsetzen des Intranets, die Erhebung der Bedürfnisse und offene Gespräche sind dabei von enormer Bedeutung. Schließlich sind die Mitarbeiter:innen ja die Nutzer:innen des Tools. Wird das Social Intranet als hilfreiche und sinnvoll erlebt, erfährt es eine hohe Akzeptanz.

In einem Unternehmensblog steckt enormes Potenzial. Viele Unternehmen haben jedoch immer noch Berührungsängste, zumindest wenn es um die interne Kommunikation geht. Einerseits muss ein Blog genauso wie Social Media „atmen“ und sich entwickeln und das bedeutet, Kommunikationskontrolle aus der Hand zu geben. Weitere Bedenken sind zu wenige Themen für den Corporate Blog, zu wenig Zeit, zu wenig Ressourcen … Häufig wird ein Blog auch als reines externes Medium verstanden. Dabei kann er eine perfekte zentrale Informationsschnittstelle sein, die über aktuelle Geschehnisse in der Firma informiert – sowohl nach innen als auch nach außen.

Egal ob eine spezielle, interne Abteilung (wie etwa der Lehrlingsblog der Voest Alpine), eine Expertenkolumne, die auch für die interne Weiterbildung genutzt werden kann oder relevanten Branchenthemen, der Corporate Blog kann und sollte aktiv für die interne Kommunikation genutzt werden.

Als positive Beispiele in relativ komplexen Themenbereichen können wir den Voest Corporate Blog oder auch den Blog der ASFINAG hervorheben. So spannend und differenziert können Stahlindustrie und Mobilität sein.

Ein Großteil unternehmensrelevanter Informationen steckt in den Köpfen der Mitarbeitenden. Warum also nicht ein Mini-Wikipedia für die eigene Firma? Die Teilnehmer:innen können eigene Inhalte zentral ablegen. Das Wiki bündelt und organisiert diese Informationen und ist mobil sehr gut abrufbar. Der Content ist für alle jederzeit zugreifbar und bei Bedarf leicht zu bearbeiten.

Nur ein paar der erwähnenswerten Vorteile sind Transparenz, Wissensweitergabe, Miteinbindung der Mitarbeiter:innen und ein reduzierter (Ein-)Schulungsbedarf.

In vielen kleinen und großen Unternehmen kommen Wikis verstärkt zum Einsatz: Von A wie Alarmanlage bis Z wie Zeiterfassung ist alles zu finden und neue Mitarbeiter:innen wissen, wo sie die häufigsten Fragen beantwortet bekommen.

„Hübsch“ ist ein Wiki durch das eingeschränkte Layout zwar nicht, aber hier gilt sowieso das Prinzip „Inhalt vor Gestaltung“: Die Beiträge können untereinander verlinkt werden und die Nutzer navigieren anhand der Themen durch das Tool.

Unser Tipp: Es sollte immer zumindest zwei verantwortliche Personen geben, die sich regelmäßig um Aktualisierungen kümmern und die Inhalte strukturieren. 

Das Diskussionsforum hat seine Glanzzeiten hinter sich und deshalb finden wir es auch in Unternehmen immer seltener. Es wird allerdings auf die eine oder andere Weise in Social Intranets eingebaut, denn die Nutzung eines Forums kann ein effektives Tool sein, wenn große Teams mit unterschiedlichen Themen engen Austausch brauchen. Für die interne Unternehmenskommunikation ist es aber nur sinnvoll, wenn es tatsächlich im Arbeitsalltag integriert ist. Mitarbeiter:innen können ihre Meinung einbringen und an unternehmensrelevanten Diskussionen teilnehmen.

Informationen können nach Themen sortiert und frühere Diskussionen archiviert werden. Das ist ein klarer Vorteil gegenüber E-Mails, wo man schnell den Überblick verliert.

Was bei Diskussionsforen und ähnlichen Tools oft als “Einwand” eingebracht wird, ist die Frage, ob sich dann die Mitarbeiter:innen nicht ausschließlich “die Zeit vertreiben”. Wir sagen: Wenn nicht überwiegend Kochrezepte diskutiert werden, dann ist ein fachlicher Austausch zu berufsrelevanten Bereichen sicherlich kein sinnloser Zeitvertreib, sondern im Gegenteil, eine Weitergabe und Aufbau von Wissen innerhalb des Unternehmens.

Die Frage, die sich hier viel eher stellt, ist: Vertrauen wir unseren Mitarbeitenden?

Mittlerweile gibt es schon zahlreiche kostenlose Tools, die gute Funktionen für örtlich getrennte Gruppen bieten. Die Corona-Krise und das damit befeuerte Homeoffice haben MS Teams und Zoom sehr populär gemacht. Wer schon mal ein paar Meeting-Marathons mitgemacht hat, kennt die Vorteile von Videokonferenzen.

Klassische Telefonkonferenzen haben so gut wie ausgedient: Sichtbare Mimik und Gestik beugen eventuellen Missverständnissen vor – man sieht mit wem man spricht und Dokumente können gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden. Kostspielige zeitaufwändige Reisen sind mit wirklich geringem technischen Aufwand vermeidbar. Ab zwei Personen zahlt es sich schon aus. Bei mehr als fünf Teilnehmer:innen wird es aber oft mühsam, außer wir sprechen von Online-Vorträgen im Stil eines Webinars.

Bei sehr großen Teams und Unternehmen, braucht es auch große Lösungen, das stimmt. Hier spielen die eingesparten Reisekosten und der damit wegfallende Organisationsaufwand die Investition jedoch wieder herein.

Über Webinare können wir, wie oben schon erwähnt, komplexe Sachverhalte, die eine visuelle Unterstützung brauchen, an ein großes Publikum kommunizieren. Mehrere hundert Teilnehmer:innen sind problemlos möglich.

Das Wort Webinar setzt sich aus den beiden Wörtern Web und Seminar zusammen. Die Zuseher:innen können sich mithilfe eines integrierten Chats interaktiv beteiligen, Fragen stellen und kommentieren.

Oft fungieren Webinare als Online-Verkaufsinstrument, aber sie können auch intern wirklich eine große Hilfe sein. Bekannte Anbieter sind etwa GoToWebinar, Webinar Jam, Zoom oder auch Jitsi.

Podcasts gewinnen zunehmend an Popularität. In der internen Kommunikation ist dieses Instrument aber noch relativ jung. Als Kommunikationsmittel ist der Podcast dann geeignet, wenn wir grundlegende Informationen unabhängig von einem Bildschirm oder einem Bürostuhl transportieren möchten. Wir können die Audiodateien leicht auf vielen verschiedenen Gerätetypen teilen und wiedergeben. Der Produktionsaufwand hält sich in einem überschaubaren Rahmen und selbst eine große Belegschaft ist einfach zu erreichen.

Über Podcasts können wir die Firmenphilosophie vorstellen und Expert:innen zu speziellen Themenschwerpunkten ihr Wissen teilen. Insgesamt ein schönes und wie wir finden noch sehr unterschätztes, internes Kommunikationstool.

Podcasts werden gezielt ein- und ausgeschaltet und die Themen bewusst gesetzt. Das ist der Unterschied zu firmeninternen Radiosendern. Unternehmen nutzen Firmenradios für die Beschallung in Bars und Cafés sowie im Handel oder einfach auch als Informationsquelle für ihre Mitarbeitenden. Monotone Arbeitsumgebungen können so aufgewertet werden.

Wichtig ist dabei, welche Informationen wir weitergeben wollen oder sollen, da auch Externe mithören können.

Instant Messaging Apps als firmeninternes Kommunikationstool bringen eine Menge Vorteile, obwohl sie in manchen Unternehmen (angesehen vom MS Teams Chat) immer noch nicht ganz so gerne gesehen werden.

Wir können Nachrichten deutlich schneller verfassen und die formale Sprache zurückstellen. Fotos können unkompliziert verschickt werden und ein rasches Reagieren der Kolleg:innen ist ebenfalls zu erwarten.

Wenn wir möglichst kurze und präzise Informationen von anderen kompetenten Mitarbeitenden einholen wollen, eignet sich ein Messenger dafür perfekt. Wir sehen, wer gerade online ist und können einschätzen, wie lange eine Antwort dauern wird.

Gruppen-Chats sind übrigens die beliebteste Anwendungsform innerhalb von Unternehmen. Anbieter sind WhatsApp, Campfire, MS Teams, Slack oder auch das deutsche und datenschutzfreundliche Stackfield. Hier gibt es wirklich eine große Auswahl.

Unser Favorit beim Thema Projektmanagement ist (immer noch) Trello (jetzt Atlassian) für kleinere Teams. Aber es gibt unzählige weitere Tools am Markt, die verdeutlichen, dass der Bedarf in diesem Bereich enorm ist. Individualisbierbare Dashboards helfen, Projekte, Aufgaben und Meilensteine nachzuverfolgen. Meetings und E-Mails werden dadurch reduziert und niemand muss mehr im Datenchaos untergehen. Die Zusammenarbeit wird erleichtert, Planen und Verwalten übersichtlich ermöglicht, Zuständigkeiten sind sichtbar.

Große Social-Intranet-Anwendungen bieten meist auch Lösungen für das Projektmanagement an. Man kann aber auch auf Einzellösungen setzen, bzw. Lösungen die mit Messaging-Funktionen kombiniert sind, wie Slack oder Stackfield.

Respekt ist „die Haltung, dass man eine Person und ihre berufliche und soziale Stellung für wichtig hält und dies in seinem Verhalten deutlich zeigt.“ (Google Wörterbuch)

Über Lob und Anerkennung bekommen MitarbeiterInnen Feedback über die erbrachte Arbeit. In der Regel trägt jeder gerne seinen Teil zum Erfolg bei – ganz gleich auf welcher hierarchischen Stufe der Unternehmensstruktur er oder sie steht.

Werden ArbeitnehmerInnen über arrogante Verhaltensweisen „von oben herab“ behandelt, führt das dazu, dass sie die Führungsebene eher als Gegner wahrnehmen und diese im Sinne ihrer eigenen Autonomie sogar bekämpfen anstatt sie zu respektieren. Besser ist es, allen MitarbeiterInnen auf Augenhöhe zu begegnen – unerheblich ob Managementebene oder die Lehrlingsstelle – jeder und jede verdient eine positive Rückmeldung für die alltäglich geleistete Arbeit. Innere Wertschätzung wird außerdem positiv nach außen getragen. Respekt ist die unumstößliche Basis jeder Kommunikation, egal wo sie stattfindet.

Wer seine Leute über interne Kommunikation aktiv in das Betriebsgeschehen mit einbindet, erntet Erfolg und Loyalität. Am einfachsten funktioniert das in kleineren Betrieben, weil sie flache Hierarchien haben und Entscheidungen überschaubar sind.
Kommunikation hat immer einen hohen Stellenwert, egal ob es sich dabei um die Planung der nächsten Betriebsfeier oder um das wichtige neue Geschäfts-Projekt handelt. Im Dialog mit den Personen zu bleiben, die einen wichtigen Beitrag zur Zielerreichung des Unternehmens leisten, sich über ihre Anliegen auszutauschen, ist eine wichtige Aufgabe. MitarbeiterInnen sind ein sehr entscheidender Teil des Unternehmens, die Kommunikation mit ihnen gehört gepflegt und aufrechterhalten.
Mitarbeiter tragen interne Informationen direkt oder indirekt nach außen. Alleine schon deshalb sollten die interne und externe Kommunikation miteinander im Einklang sein. Jeder Einzelne soll das Gefühl haben, dass er eine tragende Rolle einnimmt.
Die interne Kommunikation muss es schaffen, eine gute Beziehung zu den eigenen Mitarbeitenden sicherzustellen.

Abteilungsgrenzen blockieren die interne Kommunikation. Besser ist es, aus gemeinsamen Projekten Entwicklungspotenzial zu schöpfen und Synergien zu nutzen. Wenn Kommunikation abteilungsübergreifend ist, profitiert jeder vom gemeinsamen Wissen. Wenn Teams und Abteilungen sich voneinander abgrenzen und zu wenig kommunizieren, erschwert das die Bildung von Arbeitsgruppen und bremst Abläufe. Starke Hierarchien und deren verschlungene Entscheidungsbefugnisse sind dabei genauso hinderlich, wie unklare Entscheidungswege.

Schaffe also Rahmenbedingungen und Strukturen so, dass gemeinsame Ziele mit klaren Aufgaben und Verantwortungen erreicht werden können. Stichwort: Crowdsourcing und Schwarmintelligenz im Unternehmen.

Haben deine MitarbeiterInnen keine Chance ihre Meinung und ihr Wissen einzubringen? Dann scheitert der Dialog, der für die erfolgreiche interne Kommunikation unerlässlich ist.

Dein Gesagtes beeinflusst die Antwort des anderen. So ist das bei Dialogen. Informationen werden vom Dialogpartner bewertet, reflektiert und dann wird reagiert. Beide Seiten kommen aufeinander zu, machen Zugeständnisse und beharren nicht auf ihrer Position.

Wird der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess eingebunden, fühlt er sich zufrieden. Davon profitiert auch der Arbeitgeber. Kommt alles einseitig aus Richtung Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder anderen Vorgesetzten, gibt es keine Chance für den Dialog. MitarbeiterInnen tauschen sich auch untereinander aus – mit Meinungen, Ängsten oder Neuigkeiten.

Für viele Unternehmen ist interne Kommunikation ein Entwicklungsprozess, in dessen Rahmen dem Wort aller Mitarbeitenden mehr Beachtung geschenkt werden sollte.

Die häufigsten Fehler zu kennen, hilft sie zu vermeiden. Machst du wirklich mal Fehler, setzt du an dieser Stelle am besten auf den Dialog. Richte das Ohr nach innen: Hole dir von deinen MitarbeiterInnen Meinungen und Feedback.

Deine Mitarbeiter sind dein Erfolgsrezept und durch Kommunikation mit ihnen hältst du die Beziehung zusammen. Gute Kommunikation ermöglicht dir effizientes und rasches Handeln. Die tolle Nachricht dabei ist: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mit denen interne Unternehmenskommunikation verbessert und erfolgreich umgesetzt werden kann.

Lässt sich interne Kommunikation auch mit geringem Mitteleinsatz zum Erfolg führen? Ja. Das Wichtigste dabei: Engagement und gute MitarbeiterInnen.
Schweigen ist nicht immer Gold – Kommunikation hält Beziehungen zusammen. Wer mitsprechen kann und darf, fühlt sich eingebunden und ist motiviert.

In den meisten Unternehmen liegt die interne Kommunikation in der Führungsebene angesiedelt, das Bewerben der Produkte nach außen hat einen hohen Stellenwert. Oft sucht man vergeblich nach übergeordneten Kommunikationsstrategien. Das ist schade, weil damit die so wichtige interne Kommunikation leidet und sich das, wir erinnern uns, auch in der geringeren finanziellen Zuwendung niederschlägt. Bedenken und Vorurteile wie zu wenig Geld, zu knappe Ressourcen, mangelnde Themenvielfalt und fehlendes Wissen sind da die häufigsten Argumente der Geschäftsleitung.

Mitarbeiterkommunikation ist wichtig, das hören und lesen wir zwar oft, aber die Lücke zwischen Wissen und der praktischen Umsetzung ist doch erheblich.
Es reicht nicht aus, nur Kunden und Geschäftspartner in die Kommunikation einzubinden, genauso wichtig ist es, die eigene Belegschaft mit an Bord zu holen.

Wenn erfolgreich umgesetzt, vermischen sich interne und externe Kommunikation mit KundInnen oder anderen Zielgruppen immer mehr. Es soll Raum zum Austausch vorhanden sein, die Mitarbeiter sollen stolz auf ihr Unternehmen sein, sie berichten dann vielleicht gerne in privaten Gesprächen oder in den sozialen Netzwerken darüber.

MitarbeiterInnen sind authentische Markenbotschafter, die von den Produkten oder Dienstleistungen überzeugt sind und diese auch in ihrem Umfeld weiterempfehlen.

Das Gallup Institut analysiert seit dem Jahr 2000 das Mitarbeiterengagement in Unternehmen und stellt fest: Die Welt hat ein Engagement-Problem!

The world has an employee engagement crisis, with serious and potentially lasting repercussions for the global economy.

Die Welt hat also eine Mitarbeiterengagement-Krise mit ernstzunehmenden und potenziell langfristigen Folgen für die globale Wirtschaft, wie es übersetzt heißt.

Apropos Fragen: Eventuell ist es sinnvoll, öfter nach innen zu hören. Zu den Mitarbeiterinnen und Kollegen und bei Bedarf konkret nachzufragen.
Fragen zu stellen und Interesse zu zeigen, sind die wichtigsten Elemente einer gelungenen, zwischenmenschlichen Kommunikation.

Regelmäßige Feedback-Runden können die interne Kommunikation sehr effektiv verbessern. Kontinuität, Offenheit und Vertrauen sind wichtig und die eingeholten Antworten sollen etwas bewirken können. Eine gute Feedback-Kultur motiviert das Team zu besserer Leistung. Regelmäßige Rück- und Statusmeldungen sollen selbstverständlich sein und werden strategisch geplant und durchgeführt. Je nach Branche und Unternehmensstruktur machen hier unterschiedliche Zugänge Sinn. Ein Mittagessen mit der Geschäftsführung einmal pro Monat zu ganz konkreten Themen. Ein Nachmittag pro Woche mit den Kollegen aus einem bestimmten Bereich oder einfach eine Feedback-Box als passendes Feedback-Instrument in der Kaffeeküche, es gibt viele Varianten.

Digitalisierte, interne Unternehmenskommunikation ist ohne Zweifel auf dem Vormarsch. Manchmal kann man aber auf die guten alten analogen Alternativen zurückgreifen: im Konferenzraum, der Büroküche oder im Lift. Kommunikationsräume regen den Informationsaustausch an.

In gemütlicher Atmosphäre, mit kleinen Snacks und Erfrischungen wie Obst und Getränke, plaudert es sich angenehmer. Wichtig ist auch, dass du an strategischen „Knotenpunkten“, wo Menschen häufig aufeinandertreffen (Kopiergerät vielleicht?), Kommunikation aktiv förderst.

Auch kleine Tischaufsteller mit Fragen und Anregungen (z. B. „Versende keine Mail, versende lieber ein Lächeln.“, „Hast du deinen Kollegen schon gefragt, was ihn derzeit das meiste Kopfzerbrechen bei seinem Job bereitet?“) können die Kommunikation ankurbeln.

Natürlich ist das keine Aufforderung, durchgehend mit den Arbeitskollegen zu tratschen, mir ist wichtig, dass im Unternehmen erkannt wird, dass der interne Austausch von Informationen und die zwischenmenschlichen Kommunikation insgesamt für den unternehmerischen Erfolg einen wertvollen Beitrag leistet

Stellen sich die Mitarbeiter selbst auf die Beine und greifen auf eigene Tools zurück (WhatsApp und Dropbox, um nur einige davon zu nennen), ist das ein ziemlich sicheres Zeichen dafür, dass das Unternehmen nicht genug oder keine geeigneten Anwendungen anbietet.

Messenger Apps in Unternehmen sind an besondere Herausforderungen gebunden. Die Sicherheit steht ganz oben. Inhalte, die über Apps kommuniziert werden, müssen intern bleiben.

Hier besteht Handlungsbedarf, dieser sollte aber eher in Richtung Dialog und Lösungsorientierung gehen. Auch wenn der erste Impuls der Vorgesetzten vielleicht dazu tendiert, gezielt bestimmte Dienste zu verbieten.

Abhilfe schafft hier eine Analyse der hauseigenen Anwendungen. Welche Schwächen möchten die Mitarbeiter durch andere Tools ausgleichen? Es sollte auch die Frage in den Raum gestellt werden, ob neue Technologien und Anwendungen in die Kommunikation eingebunden werden können oder sollen. Klare Regeln, welche Daten und Informationen über welche Plattformen geteilt werden dürfen, sind hier bestimmt sicherheitstechnisch hilfreich.

Unbegrenzte Möglichkeiten? Die Nutzung zu vieler unterschiedlicher Tools führt dazu, dass die Informationen nicht mehr zu allen durchdringen. Einheitliche und anerkannte Kommunikationswege wie E-Mails haben hier Vorteile. Dennoch sind die unendlich langen Nachrichten, deren Ursprung vor lauter CCs und BCCs nicht einmal mehr im Betreff herauszufinden ist, auch nicht effizient. Ein bewusster Umgang mit diesem Kommunikationstool schafft hier vielleicht etwas Abhilfe gegen die unübersichtliche E-Mail-Flut.

Es macht an dieser Stelle also wirklich Sinn existierenden Kommunikationsstrukturen einer gründlichen Prüfung zu unterziehen und gleichzeitig zu berücksichtigen, welche Wünsche und Vorstellungen die MitarbeiterInnen und Kollegen haben.