Digitale, interne Kommunikation – Erfolg für die neue Arbeitswelt

Die interne Kommunikation wird von Kommunikationsabteilungen und der Geschäftsführung nicht selten stiefmütterlich behandelt. Im Gegensatz zur externen Kommunikation, die sich an KundInnenen und InvestorInnenen richtet, werden für die internen Kommunikationsmaßnahmen oft weit weniger Mittel aufgewendet. Dabei fängt gute Öffentlichkeitsarbeit bei den eigenen Mitarbeitern an, denn sie sind die erste Dialoggruppe und auch jene, die man am leichtesten erreichen kann. Viele wichtige Faktoren, die für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen entscheidend sind, werden maßgeblich von der Qualität der internen Kommunikation bestimmt – denn nur glückliche ArbeitnehmerInnen sind auch gute MitarbeiterInnen, die mit vollem Einsatz dabei sind. Diesmal möchte ich mich daher dieser spezifischen Dialoggruppe widmen und auch der Frage, welche Auswirkungen die Digitalisierung und neue Arbeitswelten auf die interne Kommunikation haben.

Aktuelle Trends und Herausforderungen der neuen Arbeitswelt

Wir werden in eine Leistungsgesellschaft hineingeboren, die schon beim Kindergarten beginnt und sich in neue Arbeitswelten steigert. Diese Arbeitswelt zeigt einen Trend zur totalen Differenzierung. Darunter fallen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Top-Job-Sharing, aber auch Wertsteigerung der Work-Life-Balance, Generationsunterschiede in den Arbeitsformen und noch viele weitere Punkte mehr. Das Thema „neue Arbeitswelt“ ist sehr komplex, entwickelt sich rasant weiter und hat direkte Auswirkungen auf unseren Alltag, denn nicht selten verbringen wie acht oder mehr Stunden mit bzw. in unserer Arbeit.

All jene, die erfolgreich in dieser neuen Arbeitswelt tätig sein wollen, stellen sich einige Herausforderungen entgegen. Diese sind sehr vielfältig, ich möchte aber folgende drei Aspekte herausstreichen:

• Wir brauchen eine breite Allgemeinbildung, die nicht (nur) das beinhaltet, was derzeit an Allgemeinbildenden Höheren Schulen auf Maturaniveau gelehrt wird. (Hier sehe ich seitens der Politik massiven Handlungsbedarf, sowohl bezüglich der Lehrinhalte als auch der Schul- und Ausbildungsformen, aber das ist wieder ein ganz anderes Thema.)
• Wir brauchen ein hohes fachspezifisches Wissen, mit dem Willen zur lebenslangen Weiterbildung. Beobachten wir die gesellschaftspolitischen, wirtschaftlichen und vor allem technologischen Entwicklungen der letzten zwanzig Jahre, können wir nur ahnen, was uns in den nächsten zwei Dekaden erwartet. Zu glauben, dass man seine Ausbildung mit einem bestimmten Alter abgeschlossen hat, ist mehr als blauäugig – ich würde sogar sagen, leichtsinnig.
• Wir brauchen ein fundiertes kommunikatives Verständnis. Die Auflösung fester, bestehender Arbeitsverhältnisse geht Hand in Hand mit einem erhöhten Bedarf an qualitativer Zusammenarbeit. Diese braucht ehrliche, konstante und zielgerichtete Kommunikation. Nur diese ermöglicht uns unabhängig vom Ort, gemeinsam Arbeitsprozesse zu durchlaufen. So eine Kommunikation muss gelehrt und gelernt werden.

Interne Kommunikation als Erfolgsfaktor

Wie bereits gesagt, wird nach wie vor wird die interne Kommunikation in vielen Unternehmen nachrangig behandelt. Es wird bei weitem mehr über die Außenwirkung des Unternehmens und über das Markenimage nachgedacht. Die Abteilungen für interne Kommunikation sind oft die ersten, die von Einsparungen betroffen sind [Quelle: Jörg E. Allgäuer/Matthias Larisch (2011). Public Relations von Finanzorganisationen. Seite 109]. Das liegt eventuell auch daran, dass ihre Ergebnisse nicht so einfach quantitativ messbar sind. Fest steht aber, dass die interne Kommunikation für den langfristigen Erfolg von Unternehmen essentiell ist. In einer sich stetig verändernden, neuen Arbeitswelt nimmt ihre Bedeutung sogar noch weiter zu.

Interne Kommunikation ist ein wichtiger, aber oft unterschätzter #Erfolgsfaktor. Share on X

Die Ausrichtung und Qualität der internen Kommunikation bestimmen maßgeblich die Unternehmenskultur und auch den damit zusammenhängenden Unternehmenserfolg. Die Frage, was das Ganze mit digitaler Unternehmenskommunikation zu tun hat, ist schnell beantwortet: Digitale, interne Kommunikation kann Arbeitswege, Prozesse und Strukturen optimieren. Wichtige Projektdokumente können beispielsweise über das firmeneigene Intranet schneller verteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Neue MitarbeiterInnen erhalten einen zentralen und direkten Zugang zu wichtigen Informationen und Zielen des Unternehmens. Die Einarbeitungszeiten können deutlich verkürzt und die Unternehmensziele klarer und transparenter ausgedrückt werden. Ja, das ist digitale Unternehmenskommunikation!

Gute interne Kommunikation führt zu #Engagement, #Loyalität und #Zufriedenheit. Share on X

Die interne Kommunikation beeinflusst kritische Faktoren wie Loyalität, Engagement, Mitarbeiterzufriedenheit und sogar den Krankheitsstand [ebd., Seite 111]. Sprechen MitarbeiterInnen öffentlich, zum Beispiel auf sozialen Netzwerken, positiv über ihr Unternehmen, so hat das einen bedeutenden Einfluss auf die externe Kommunikation des Unternehmens. Das Bewertungsportal kununu ist ein eindeutiger Beweis dafür. Auch das ist digitale Unternehmenskommunikation!

Mit einer guten und zielgerichteten internen Kommunikation können Kommunikationsverantwortliche Konflikten vorbeugen, Projekte effizienter gestalten und insgesamt das Arbeitsklima verbessern. ArbeitnehmerInnen können sich hingegen besser mit den Aufgaben und den Zielen des Unternehmens identifizieren und erbringen dadurch auch bessere Leistungen. Wäre das nicht ein wünschenswertes Ziel in einem Kommunikationskonzept?

Interne Kommunikationsziele gehören ebenfalls in ein Kommunikationskonzept. Share on X

Auch interne Kommunikation braucht Strategie

Wer die interne Kommunikation verbessern möchte, muss natürlich strategisch vorgehen und sollte am besten mit einer Bestandsaufnahme anfangen.

• Wie nehmen die eigenen MitarbeiterInnen das Unternehmen wahr?
• Wie sieht der Kommunikationsstil im Unternehmen aus?
• Welche Ziele möchte man sich bei der internen Kommunikation setzen?

Erst nach einer umfassenden Analyse kann man auch klare Ziele definieren.

Zu einem guten Kommunikationsstil gehört, wenn es um die Maßnahmensetzung geht, dass auf MitarbeiterInnen eingegangen und ihnen die Möglichkeit geben wird, sich in den unternehmensinternen Dialog einzubringen. Alle Informationen müssen zielgruppengerecht aufbereitet werden und dabei sollten Kommunikationsverantwortliche nicht vergessen, dass diese Zielgruppe schon längst eine Dialoggruppe geworden ist. Sie will und verdient eine besondere Art von Kommunikation: ehrlich(er), zeitnah(er) und wertschätzend(er).

Wir sollten uns darüber hinaus auch die Fragen stellen,

• wie effektiv die bisherigen Kommunikationskanäle sind.
• welche Formen der Kommunikation bzw. Anwendungen eine Verbesserung der internen Kommunikation versprechen.
• wer für die Prozesse der internen Kommunikation verantwortlich ist.

Klare Zuständigkeiten für die interne Kommunikation

Das Weiterbildungsunternehmen School for Communication and Management erstellt regelmäßig den Trendmonitor für interne Kommunikation. Ein Großteil der TeilnehmerInnen sind Experten auf diesem Gebiet und arbeiten in den befragten Unternehmen oftmals in leitender Funktion. Die Umfragen geben einen guten Überblick darüber, wie und in welcher Form sich Unternehmen dem Thema der internen Kommunikation widmen.

Nur 37 Prozent der 372 TeilnehmerInnen hatten 2013 angegeben, dass ihr Unternehmen über eine eigenständige interne Kommunikationsabteilung verfügt. Zu den wichtigsten Projekten der Unternehmen zählte hingegen der Auf- und Ausbau des firmeneigenen Intranets. Geht man nach den ersten Ergebnissen der kürzlich durchgeführten Studie, die im November 2016 in ganzem Umfang vorgestellt wird, so hat sich an diesem Trend leider wenig verändert. Es stellt sich für mich daher die Frage, wer denn in diesen Unternehmen die interne Kommunikation verantwortet.

Intranet – ein wichtiges, digitales Kommunikationstool

Um die eigenen MitarbeiterInnen zu erreichen, gibt es natürlich unterschiedliche Wege. Das persönliche Gespräch ist wohl immer noch unersetzlich und wird auch in Zukunft immer seine zentrale Bedeutung behalten. Trotzdem kann man nicht immer und jederzeit mit allen MitarbeiternInnen in einem direkten Dialog stehen, besonders bei großen Unternehmen und Konzernen. Ein wichtiges Instrument der internen Kommunikation ist daher zunehmend das firmeneigene Intranet.

Intranet - interne, digitale Kommunikation im Einsatz. Share on X

Auf der Startseite des Intranets finden sich alle relevanten Informationen zum Unternehmen. Neuigkeiten sind auf einen Blick zusammengefasst und anstehende Aufgaben und Fristen für wichtige Projekte können ebenso aufscheinen, wie die Speisekarte der Kantine. Das Intranet kann die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen immens verbessern und so Synergieeffekte erzeugen. Spürbar ist das besonders bei Unternehmen, die global agieren und international aufgestellt sind.

Einer Studie von McKinsey zufolge kann ein gut umgesetztes Social Intranet einen Produktivitätszuwachs von bis zu 25 Prozent erbringen. Das Aufsetzen bzw. die Verbesserung des Intranets scheint daher unerlässlich und dabei sollten in jeder Phase der Umsetzung die MitarbeiternInnen eingebunden werden. Ein offenes Gespräch und das Eingehen auf ihre Bedürfnisse sind dabei besonders wichtig. Schließlich hängt das Gelingen maßgeblich von den MitarbeiternInnen ab, die dieses Tool auch nutzen sollen. Nur wenn sie das Social Intranet auch als eine sinnvolle und hilfreiche Lösung sehen, kann es auf Akzeptanz stoßen.

Digitalisierung, neue Arbeitswelten und die interne Kommunikation

Die Digitalisierung und Wertschätzung der internen Kommunikation ist ein fester Bestandteil der neuen Arbeitswelt. Der New Way of Work propagiert Schlagworte wie „Home Office“ und „flexible Arbeitsmodelle“ und gerade in Zeiten, in denen Unternehmen mit Fachkräftemangel zu kämpfen haben, kann sich eine positive Kommunikation aus dem Unternehmen heraus bei der Gewinnung neuer MitarbeiterInnen durchaus bezahlt machen.

Der New Way of Work zeigt aber auch neue, bisher weniger bekannte Muster von Arbeit und Mitarbeit und stellt somit auch die interne Kommunikation vor neue Herausforderungen. Neue Selbstständige, EPUs, externe Mitarbeiter, Freelancer – sie alle arbeiten mehr oder weniger regelmäßig mit großen Unternehmen oder Agenturen zusammen.

„Die technologischen Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Arbeit werden von den Unternehmen voll genutzt. Neben der Anpassung der Arbeitsorganisation durch die räumliche und zeitliche Flexibilisierung der Arbeitsverhältnisse, ist die interne Flexibilisierung weit fortgeschritten. […] Die Unternehmen nutzen über Werkverträge für die meisten Aufgaben Netzwerke von selbstständigen Fachkräften („Neue oder Solo-Selbstständige“) bzw. Portfolioworkende, die als virtuelle Organisationen funktionieren, sowie Shared Employees.“
[Meissner/Weihbrodt/Hübscher/Baumann/Klotz/Pekruhl/Gisin/Gisler (2016). Flexible neue Arbeitswelt. Eine Bestandsaufnahme auf gesellschaftlicher und volkswirtschaftlicher Ebene. Seite 136.]

Diese meist projektbezogene Zusammenarbeit ist natürlich auch immer zeitlich begrenzt. Dennoch sind auch diese „MitarbeiterInnen“ in einem bestimmten Ausmaß auf eine gut funktionierende interne Kommunikation angewiesen. Die interne Kommunikationsabteilung hat hier eine besondere Bedeutung, denn sie muss segmentieren, welche Informationen und Botschaften für externe ZuarbeiterInnen tatsächlich relevant sind. Sie muss auch entscheiden können und dürfen, wie stark sie diese MitarbeiterInnen in den internen Dialog einbindet, um das gegenseitige Vertrauen und die Loyalität zu stärken.

Wie soll oder kann nun eine digitale, interne Unternehmenskommunikation mit externen Mitarbeiterinnen funktionieren? Welche Tools sind hilfreich? Welche Prozesse lassen sich problemlos digitalisieren? Wie kann eine langfristige Zusammenarbeit für beide Partner zufriedenstellend organisiert werden? Das sind, zumindest für mich, sehr spannende Themen, die sich wohl erst in Zukunft als Agenda-Punkt innerhalb der Unternehmen auftauchen werden.

Natürlich sind heute bereits cloud-basierte Lösungen, wie Projektmanagement-Tools oder Messenger-Apps, ein Teil der internen Kommunikationswege. Diese Entwicklungen stehen aber immer noch am Anfang und wir können im Grunde nur raten, in welche Richtung diese weiter voranschreiten werden.

Eines scheint mir aber bereits jetzt gewiss: Diese Auflösungsprozesse von fixen Arbeits- und Kommunikationsstrukturen gehen auch immer mit Unsicherheit – meist auf der Ebene der Geschäftsführung – einher. Hierarchie ist heute im Social Web bereits aufgelöst und wird, wie es scheint, auch im „real life“ immer mehr hinterfragt. Bedeutet das nun zielloses Arbeiten ohne Führung? Ich denke nicht.

Führung hat viel mit Kommunikation und wenig mit Hierarchien zu tun. Share on X

Führung hat viel mit Kommunikation und wenig mit Hierarchien zu tun – davon bin ich zutiefst überzeugt. Die Fähigkeit unternehmensintern erfolgreich zu kommunizieren, und zwar mit allen Teammitglieder, jeglichen Alters und ungeachtet hierarchischer Strukturen, ist die Basis zukünftiger Führungskräfte und Unternehmenserfolge. Der digitalen, internen Kommunikation kommt an dieser Stelle eine zentrale Rolle zu.

Wie siehst du die Rolle der internen Kommunikation? Welche Chancen ergeben sich durch ihre digitale Weiterentwicklung und ist sie wirklich so bedeutend für den Unternehmenserfolg, wie ich das hier behauptet habe? Schreibe mir, stelle Fragen, ich freue mich über deinen Kommentar!

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